Dal 1° gennaio 2022 sono in vigore le Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici.

ABLE Tech ha strutturato un pacchetto di servizi dedicato a te

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La conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è quell’iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.

Definizione di conservazione sostitutiva a norma di legge

Entrando nello specifico, a cosa serve la conservazione digitale? La conservazione digitale a norma è quel processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, noto come CAD, e dalle vigenti Linee Guida AgID.

A rendere diverso il processo di conservazione digitale a norma da quello di archiviazione è l’efficacia probatoria che viene attestata con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.

I requisiti di immodificabilità, autenticità e validità legale di un documento informatico in conservazione sostitutiva o digitale, sono garantiti dall’impronta di hash, dalla firma digitale e dalla marca temporale.

Tali garanzie civilistiche consentono la protezione a norma di legge, nel tempo, dei documenti, sia nel loro passaggio dall’analogico al digitale sia direttamente nel loro formato digitale.

Facile comprendere, quindi, che questo passaggio tutela la Pubblica Amministrazione o l’azienda privata dall’eventuale perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria sui documenti oggetto di conservazione.

Conservazione sostitutiva o digitale: tutti i vantaggi 

Maggiore efficienza

  • Evoluzione processi amministrativi imprese
  • Collaborazione cliente/fornitore
  • Immediato reperimento documenti
  • Svincolo da postazioni fisiche di lavoro
  • Sicurezza dati processati
  • Eliminazione vincoli durante le fasi di esibizione alle autorità di controllo

Meno costi e risorse ottimizzate

  • Eliminazione degli archivi cartacei
  • Riutilizzo dello spazio recuperato
  • Paperless
  • Saving di budget
  • Saving imposta di bollo sul libro giornale
  • Personale riconvertito a maggior professionalità
  • Scelta green

Quali documenti possono essere conservati digitalmente?

È necessario distinguere i documenti non unici (fatture emesse e ricevute, scritture contabili, DDT, CU, note spese e giustificativi, LUL etc etc) per i quali è possibile sempre effettuare la conservazione sostitutiva o digitale a norma, dai documenti originali unici, ossia cartacei con firme autografe, per i quali, invece, è necessaria una preventiva certificazione di processo, da quei documenti unici direttamente conservabili come le PEC.

Esistono, inoltre, casi in cui la conservazione digitale a norma non è ammessa per la natura vincolante del documento, come, ad esempio, quelli di notevole interesse storico, oppure altri in cui vi è un obbligo di legge, come nel caso delle fatture elettroniche verso SdI.

Le soluzioni ARXivar per la conservazione digitale

Ti stai chiedendo come si fa la conservazione sostitutiva? La conservazione sostitutiva può essere svolta sia in house sia in outsourcing ed ARXivar può rispondere ad entrambe le esigenze.

Offriamo, infatti:

  • sia soluzioni di conservazione digitale accreditate AgID in house, ovvero su sistemi informativi interni all’azienda
  • sia un servizio di outsourcing occupandoci per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma, compresi i costanti aggiornamenti tecnici e normativi di sistema.

Nei casi di affidamento del servizio di conservazione a terzi, nel processo di conservazione si distinguono i ruoli di responsabile della conservazione (figura interna o esterna al cliente) e di responsabile del servizio di conservazione (figura interna al conservatore).

Approfondisci

Lo scopo di ABLE Tech è realizzare e gestire un sistema di conservazione digitale che offra ai propri clienti tutti i vantaggi generati dall’utilizzo di un impianto tecnologico moderno: sia per la Pubblica Amministrazione sia per i clienti privati.

Se parliamo di Pubblica Amministrazione è d’obbligo prestare attenzione alla necessità di una conservazione sostitutiva a lungo termine (in molti casi è necessario conservare i documenti amministrativi informatici per periodi superiori ai 20 anni o addirittura a tempo illimitato).

Se parliamo, invece, di aziende private, generalmente i tempi di conservazione sono più brevi (spesso 10 anni o poco meno) ma è essenziale che il servizio di conservazione a norma si integri con i sistemi aziendali per una sinergia virtuosa che porti benefici all’intero ciclo di gestione documentale in termini di pianificazione e semplificazione.

Per raggiungere questi obiettivi, ABLE Tech offre un sistema di conservazione di elevata sicurezza e qualità. Come?

  • Contrastando l’obsolescenza dei formati
  • Permettendo l’accesso, l’integrità e la leggibilità delle informazioni nel breve e lungo periodo
  • Monitorando gli aggiornamenti in ambito normativo in modo da essere sempre allineati con la normativa vigente

Per garantire, inoltre, il patrimonio documentale dei clienti, in caso di cessazione delle attività di conservazione o modifica della propria missione aziendale, ci impegniamo a dare tempestiva comunicazione attraverso i canali contrattualizzati a tutti i clienti del servizio IX-CE indicando una o più opzioni che il cliente può scegliere per continuare la conservazione digitale dei propri documenti.

Questo è possibile sapendo che i pacchetti di archiviazione che compongono l’archivio di conservazione sono realizzati secondo il principio di interoperabilità e secondo gli standard definiti dalla normativa in vigore, in particolare la norma UNI 11386 – Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali.

Per noi è fondamentale offrire ai nostri clienti servizi che rispondano al principio di trasparenza e quindi ci impegniamo in una serie di iniziative finalizzate al monitoraggio e alla certificazione delle nostre attività: lo facciamo attraverso il mantenimento delle certificazioni ISO/IEC 27001:2013 e ISO 9001:2015 o con gli audit periodici eseguiti sia da personale competente interno alla società sia da enti di certificazione accreditati da ACCREDIA o ancora attraverso:

  • Assessment e riesami periodici, a seguito di cambiamenti normativi e tecnologici
  • Pubblicazione del manuale della conservazione sul sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale
  • Definizione di clausole contrattuali il più possibile chiare, in modo che per il cliente siano di facile lettura ed interpretazione
  • Informazioni ai clienti sul servizio offerto e le novità normative sia attivamente (tramite Newsletter informative e pubblicazioni sul sito web aziendale) sia rimanendo, semplicemente, a disposizione dei clienti (tramite il Servizio clienti via telefono, portale dedicato, email e chat).

Esempi di utilizzo di soluzioni di conservazione

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