La conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è quell’iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.
Definizione di conservazione sostitutiva a norma di legge
Entrando nello specifico, a cosa serve la conservazione digitale? La conservazione digitale a norma è quel processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, noto come CAD, e dalle vigenti Linee Guida AgID.
A rendere diverso il processo di conservazione digitale a norma da quello di archiviazione è l’efficacia probatoria che viene attestata con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.
I requisiti di immodificabilità, autenticità e validità legale di un documento informatico in conservazione sostitutiva o digitale, sono garantiti dall’impronta di hash, dalla firma digitale e dalla marca temporale.
Tali garanzie civilistiche consentono la protezione a norma di legge, nel tempo, dei documenti, sia nel loro passaggio dall’analogico al digitale sia direttamente nel loro formato digitale.
Facile comprendere, quindi, che questo passaggio tutela la Pubblica Amministrazione o l’azienda privata dall’eventuale perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria sui documenti oggetto di conservazione.
Conservazione sostitutiva o digitale: tutti i vantaggi
Maggiore efficienza
- Evoluzione processi amministrativi imprese
- Collaborazione cliente/fornitore
- Immediato reperimento documenti
- Svincolo da postazioni fisiche di lavoro
- Sicurezza dati processati
- Eliminazione vincoli durante le fasi di esibizione alle autorità di controllo
Meno costi e risorse ottimizzate
- Eliminazione degli archivi cartacei
- Riutilizzo dello spazio recuperato
- Paperless
- Saving di budget
- Saving imposta di bollo sul libro giornale
- Personale riconvertito a maggior professionalità
- Scelta green
Quali documenti possono essere conservati digitalmente?
È necessario distinguere i documenti non unici (fatture emesse e ricevute, scritture contabili, DDT, CU, note spese e giustificativi, LUL etc etc) per i quali è possibile sempre effettuare la conservazione sostitutiva o digitale a norma, dai documenti originali unici, ossia cartacei con firme autografe, per i quali, invece, è necessaria una preventiva certificazione di processo, da quei documenti unici direttamente conservabili come le PEC.
Esistono, inoltre, casi in cui la conservazione digitale a norma non è ammessa per la natura vincolante del documento, come, ad esempio, quelli di notevole interesse storico, oppure altri in cui vi è un obbligo di legge, come nel caso delle fatture elettroniche verso SdI.
Le soluzioni ARXivar per la conservazione digitale
Ti stai chiedendo come si fa la conservazione sostitutiva? La conservazione sostitutiva può essere svolta sia in house sia in outsourcing ed ARXivar può rispondere ad entrambe le esigenze.
Offriamo, infatti:
- sia soluzioni di conservazione digitale accreditate AgID in house, ovvero su sistemi informativi interni all’azienda
- sia un servizio di outsourcing occupandoci per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma, compresi i costanti aggiornamenti tecnici e normativi di sistema.
Nei casi di affidamento del servizio di conservazione a terzi, nel processo di conservazione si distinguono i ruoli di responsabile della conservazione (figura interna o esterna al cliente) e di responsabile del servizio di conservazione (figura interna al conservatore).
