NEXT CFO ARXivar 2019 01

Dalla Fattura Elettronica ai Processi Digitali

ARXivar : Dalla Fattura Elettronica ai prcoessi Digitali

Grazie alla sua modularità ed integrabilità a servizi web e sistemi già in uso, ARXivar consente di estendere la gestione digitale della fattura elettronica a tutti i flussi documentali amministrativi (e oltre!)

UN NUOVO APPROCCIO ALLA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica in quanto fase finale di un processo trasversale all'azienda, è molto più di un documento fiscale: è un vero e proprio momento organizzativo. Estendere il processo digitale innescato dalla fattura elettronica a tutti i flussi documentali correlati significa dunque, aprirsi ad un'evoluzione aziendale di efficienza e di migliore collaborazione con clienti e fornitori

PERCHE DIGITALIZZARE I PROCESSI?

  • EFFICIENZA: Drastica riduzione di attività manuali, errori e costi; Semplificazione delle attività;Tempestivo accesso alle informazioni.
  • MONITORAGGIO E CONTROLLO SUI DATI: Rating fornitori e visibilità su trend di vendite e pagamenti.
  • OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO RISORSE UMANE: Recupero produttività e riduzione di tempo e risorse impiegate.
  • INTEGRAZIONE: Massima interoperabilità tra sistemi
  • COLLABORAZIONE: Ecosistema cliente-fornitore più interconnesso.

CON ARXIVAR PUOI

MIGLIORARE I PROCESSI CHE COINVOLGONO LA FATTURA

OTTIMIZZARE I PROCESSI CHE COINVOLGONO LA FATTURA ELETTRONICA

Processi di gestione notifiche di scarto e mancata consegna
Gestione smistamento fatture verso l'estero
Gestione fatture spese di trasferta dei dipendenti
Workflow di certificazione dell'IBAN
Gestione completa ciclo passivo (Accettazione fattura, registrazione contabile e approvazione pagamento).
ESTENDERE I BENEFICI DEL DIGITALE AD ALTRI PROCESSI

ESTENDERE I BENEFICI DELLA GESTIONE DIGITALE AD ALTRI PROCESSI

Gestione approvvigionamenti e acquisti
Gestione process di certificazione fornitori e redazione albo fornitori
Gestione commesse
Gestione recupero crediti

 

  • GESTIONE DEL CICLO ATTIVO CON ARXIVAR

    • Dal gestionale viene generata la fattura elettronica
    • La fattura viene automaticamente archiviata in ARXivar
    • La fattura viene controllata e trasmessa
    • A seguito della trasmissione ARXivar riceve le notifiche di ritorno
    • A seconda del tipo di notifica SDI, ARXivar avvia specifici processi automatici

    GESTIONE NOTIFICHE

    Quando le notifiche di invio risultano essere non positive (di scarto o di mancata consegna) devono essere gestite. ARXivar consente di archiviare la fattura elettronica in automatico e gestire specifiche eccezioni connesse alla sua trasmissione. La piattaforma notifica le attività necessarie mettendo a disposizione strumenti di controllo

    Gestione notifiche di scarto

    ARXivar assegna la gestione della notifica ad un utente predefinito affinché ne verifichi la motivazione e corregga l'anomalia nei tempi di competenza dell'IVA.

    Gestione notifiche di mancata consegna

    Un processo automatico invia una mail al cliente, allegando il pdf della fattura emessa, per informarlo della non ricezione e per richiedere di scaricare l’originale dal sito dell'Agenzia delle Entrate.

  • GESTIONE DEL CICLO PASSIVO CON ARXIVAR

    Il modellatore di workflow permette di semplificare la gestione della fatture in entrata, grazie al supporto di automatismi. Il processo prevede diversi task operativi che coinvolgono varie funzioni aziendali.

    • Ricezione dallo SDI della fattura fornitore
    • Archiviazione automatica in ARXivar delle fatture ricevute, ogni 15 minuti
    • Registrazione contabile con assegnazione protocollo
    • Workflow di approvazione al pagamento coinvolgendo i relativi responsabili
    • Conservazione a norma della fattura

    Vantaggi

    La gestione elettronica del Ciclo Passivo permette di tenere traccia di tutti i flussi documentali relativi al ciclo (ordini, fatture, documenti di trasporto, scritture contabili e bolle di spedizione).

    Gli utenti possono inserire note sui documenti informatici, senza perdere quindi le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo. Senza tralasciare l’assegnazione del percorso approvativo del documento in base a fornitore, centro di costo e organigramma aziendale .

  • ALLARGAMENTO GESTIONE DIGITALE AD ALTRI PROCESSI

    La fatturazione elettronica può rappresentare un grande stimolo verso una gestione integrata dei documenti di tutto il ciclo dell’ordine end to end, creando ecosistemi integrati ed efficienti di sistemi, fornitori e clienti.

    Gestione digitale del ciclo dell'ordine d'acquisto

    LA NOSTRA SOLUZIONE:
    Gestione digitale (solitamente analogica) guidata dai processi ARXivar per la gestione dell’ordine di acquisto:
    • Monitoraggio della deadline
    • Ricezione e approvazione delle fatture passive
    • Attribuzione ai corretti centri di costo
    • Autorizzazione ai pagamenti

    BENEFICI:
    • Risparmio di decine di euro/ordine
    • Regole e politiche di approvazione controllate
    • Gestione strutturata (mediante classi di supporto) di centri di costo
    • Soglie di importi e relativi approvatori
    • Riduzione drastica dei tempi di elaborazione e pagamento

    Certificazione fornitori e redazione albo fornitori

    Le garanzie richieste a un fornitore non sono sempre chiare e complete. Eppure le norme cogenti e il sistema di gestione della qualità prevedono di identificare con certezza gli stakeholder in grado di fornire precise garanzie.

    LA NOSTRA SOLUZIONE:
    Gestione per processi al fine di rendere chiare e strutturate le regole del gioco:
    • Documenti da richiedere al fornitore (DURC, DUVRI, certificazioni ISO)
    • Alert sulla scadenza degli stessi
    • Validazione/approvazione della documentazione fornita
    • Redazione di un fascicolo fornitore condiviso con il fornitore stesso
    • Report “Albo fornitori”, contratti e SLA

    BENEFICI:
    Una piattaforma comune dove l’azienda può dialogare in modo semplice con i candidati fornitori

    Gestione recupero crediti

    ARXivar non solo mette al sicuro le informazioni estratte dalle pratiche in un archivio elettronico, facilmente consultabile e aggiornabile, ma permette anche di inserirle in un flusso operativo che guida gli utenti nella gestione delle attività legate al recupero del credito

    LA NOSTRA SOLUZIONE:
    • Acquisizione e gestione documenti
    • Assegnazione automatica delle pratiche
    • Gestione registro affari ed antiriciclaggio in formato elettronico
    • Invio SMS e recall automatico degli insolventi
    • Controllo - gestione degli incassi e calcolo provvigioni esattoriali

CASE STUDY #NextCFO

IL MODO PIÚ EFFICACE PER PRESENTARE LE POTENZIALITÀ DI ARXIVAR È

TRAMITE IL RACCONTO DI ALCUNE DELLE MIGLIORI SOLUZIONI REALIZZATE

GESTIONE DELLE SPESE AZIENDALI

LA SITUAZIONE DI PARTENZA

Il corredo contabile delle spese di collaboratori e dipendenti in trasferta arrivavano all’amministrazione alla rinfusa, e separatamente dalle relative fatture.

LA SOLUZIONE

È stato creato un codice intermediario ad hoc, riprodotto con un qr code, e fornito a tutti i collaboratori. A livello d’invio della fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate è stato mantenuto il codice destinatario originario. ARXivar esegue un controllo del Codice Destinatario utilizzato dal collaboratore/dipendente.
  • Le fatture con codice destinatario ad hoc per collaboratori sono inviate al reparto HR, che attende relative note spese.
  • Le fatture con codice destinatario originario vengono inviate al Gestionale.Una volta ricevuto il corredo contabile (lato reparto HR), la Fattura Elettronica si sposta in Amministrazione per la registrazione.
I BENEFICI RAGGIUNTI
  • Razionalizzazione dei flussi operativi
  • Procedure efficienti e controllate
  • Totale focalizzazione di ogni reparto su ciò che lo compete
  • Ottimizzazione del tempo di registrazione contabile

SMISTAMENTO FATTURE GRUPPO HOLDING

LA SITUAZIONE DI PARTENZA

Le fatture di un gruppo di 60 società arrivavano a livello centralizzato. Per capire a quale azienda, cantiere o commessa fossero riferite c’era una grande proliferazione di messaggi interni e conseguente dispendio di tempo.

LA SOLUZIONE

Utilizzando il Codice Destinatario, la partita IVA e i riferimenti di acquisto (numero ordine, contratto, commessa, progetto, cantiere, ecc.) è stato possibile attribuire univocamente le fatture all’ufficio di competenza per la corretta gestione contabile.

Contestualmente il sistema esegue autonomamente una serie di controlli di congruità sulla fattura ricevuta ed in caso di anomalia – come ad esempio la mancanza di un dato richiesto – viene generata una web form di richiesta di integrazione, a sua volta inviata via e-mail al fornitore, che dovrà compilarla in tempo utile.

Una volta che il corredo contabile sarà stato completato dal fornitore, ARXivar procederà ad assegnare la Fattura Elettronica (ed il relativo profilo di informazioni correlate) alla corretta figura professionale. Il sistema di contabilità, integrato ad ARXivar, espone un cruscotto di rendicontazione e riconciliazione, che consente una comparazione immediata tra le informazioni presenti in Fattura e quelle precedentemente caricate a sistema (contratti, ordini, commesse, etc.).

Se non vengono rilevate anomalie, grazie ad ARXivar, sarà possibile procedere con la registrazione automatica (o assistita) e l’avvio del processo di autorizzazione al pagamento. Quest’ultimo processo è per lo più gestito su dispositivi mobili (tablet o smartphone).

I BENEFICI RAGGIUNTI
  • Eliminazione della proliferazione di messaggi interni
  • Ottimizzazione dei tempi dell’intero processo
  • Drastica riduzione della possibilità di errori (procedure data driven)
  • Integrazione tra sistemi e incrocio delle informazioni a disposizione (maggior controllo sui dati)
  • Archiviazione strutturata e rapido reperimento di documenti e informazioni tramite diversi criteri di ricerca (cantiere, commessa, azienda etc)

GESTIONE COMMESSA

LA SITUAZIONE DI PARTENZA

La gestione di una commessa è un’attività complessa per via della mole di informazioni eterogenee da mettere assieme in fase di gara/contratto e la relativa gestione. Era necessario uno strumento in grado di organizzare le informazioni e guidare le attività, facilitando la collaborazione.

LA SOLUZIONE

Il processo di gestione della gara parte con la creazione del “Fascicolo gara” a seguito di cui ARXivar coinvolge utenti prededefiniti, nella creazione, tramite modelli guidati, della documentazione necessaria alla formulazione dell’offerta. Una checklist guida le attività. La gestione delle caselle PEC è centralizzata. ARXivar monitora lo scambio di informazioni con clienti e partner, favorendo la conservazione delle email e dei relativi allegati. A conclusione della gara lo stato del fascicolo cambia in “Contratto”, che viene finalizzato tramite workflow, associando ulteriore documentazione (es. Documenti della Qualità, Sicurezza e Ambiente). Il processo si conclude con l’invio al cliente del contratto tramite link.

I BENEFICI RAGGIUNTI
  • Riduzione dei tempi di redazione dei documenti e centralizzazione documentazione commessa
  • Attività guidate e monitorate
  • Processi di collaborazione tra uffici ottimizzato anche con strumenti 2.0 (chat) e su dispositivi mobile

 

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