Cos’è un workflow? (o flusso di lavoro) 

Il termine workflow significa “flusso di lavoro” ed è usato per indentificare il modello digitale di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività (task) con l’obiettivo di ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse. I task possono essere automatici quando non richiedono un intervento decisionale: è infatti possibile creare una serie di condizioni (regole di attivazione) che automaticamente daranno avvio ad uno specifico workflow, segnalando all’utente o al gruppo coinvolto che gli è stata assegnata una nuova attività da svolgere. Una volta completata l’attività, se il processo lo prevede, il workflow invierà un nuovo task all’utente successivo che dovrà prendere in carico la successiva fase del flusso di lavoro.

Esempio di workflow per la fatturazione elettronica

Workflow documentale

Un workflow documentale è una procedura standardizzata con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. L’utilizzo di flussi di lavoro documentali consente quindi a ciascuna organizzazione di seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.

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Workflow per la gestione dei processi

All’aumentare della complessità dovuta a requisititi normativi, procedure ed evoluzione del mercato, l’utilizzo di workflow per ottimizzare i processi aziendali è diventata una prassi consolidata in aziende di ogni dimensione: è un modello organizzativo essenziale per monitorare e ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse.

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Elementi di diagrammi di flusso di lavoro

Un workflow o flusso di lavoro è un processo suddiviso in diverse micro-attività (task). Essenzialmente un workflow è composto da 3 elementi fondamentali:

Task

l task sono micro-attività correlate e costituiscono un flusso di lavoro. Possono essere manuali o automatizzate

Regole

Ogni task è definito da regole ovvero condizioni, tempistiche e azioni gestite secondo una procedura precisa

Esito

Gli utenti, in base ai permessi e ai compiti assegnati, determinano l’esito di un’attività secondo regole prestabilite

Esempi di workflow
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Modellatore web di workflow per diagrammi di flusso di lavoro

Il modellatore grafico di workflow di ARXivar è totalmente web e permette di disegnare e rendere funzionante in breve tempo la gestione dei workflow aziendali in modalità drag&drop tramite un’interfaccia semplicissima che non richiede competenze di programmazione. Questo strumento estremamente versatile e user friendly si adatta alle esigenze di qualsiasi azienda e ai suoi processi di business.

Come realizzare un workflow documentale in 3 semplici step con ARXivar:

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Esempi di utilizzo di workflow