Acquisti 4.0: digitalizzazione dei processi con workflow | ARXivar

Il progetto nasce dall’esigenza di molte aziende di gestire flussi approvativi di acquisti e relativi pagamenti, anche in quei casi complessi che richiedono l’approvazione da parte di differenti funzioni aziendali.

Si devono poter gestire decine di migliaia di processi all’anno, consentendo approvazioni anche in tempi ridotti per approvvigionamenti in emergenza.

Alcuni degli utenti possono essere in mobilità continua sul territorio con l’esigenza di dover approvare in modo rapido, semplice e tramite dispositivi mobili. Concluso il ciclo acquisti con la ricezione della fattura da parte del fornitore, dovrà avviarsi il processo di approvazione dei pagamenti. Ecco come è nato il progetto realizzato con ARXivar.

L’implementazione ha richiesto l’integrazione fra il gestionale contabile OS1 ed ARXivar.

Per semplificare la gestione da parte degli operatori di back office è stata realizzata una dashboard che mostra l’intera catena degli acquisti (RDA, Ordine, DDT, fattura) ed i relativi stati di avanzamento.

Direttamente dalla dashboard si richiamano le varie maschere di gestione dei dati e si pilota l’archiviazione dei documenti in ARXivar.

Sono stati realizzati una serie di workflow che si attivano nel momento in cui un documento viene archiviato e ne guidano il percorso approvativo, che dipenderà dalla tipologia dei beni/servizi in fase di acquisto e dal loro importo.

L’approvazione può avvenire tramite il client ARXivar installato localmente o tramite smartphone o tablet mobili.

La fase approvativa dei pagamenti viene gestita tramite un pannello di OS1 interfacciato con ARXivar in modo che sia possibile richiedere la visualizzazione di tutti i documenti che costituiscono la catena di acquisto (RDA, Ordine, DDT e fattura).

Il processo approvativo è più rapido grazie alla possibilità di operare anche in mobilità. Tutte le operazioni sono tracciate e controllate, con la possibilità di sapere sempre lo stato di avanzamento di un ordine; tutta la documentazione risulta rintracciabile e consultabile elettronicamente in qualsiasi momento.

È stato completamente eliminato l’utilizzo della carta e la necessità di scambiarsi fisicamente documenti.

La soluzione rende semplice e guidato un percorso approvativo che può essere articolato, chiamando in causa di volta in volta solo le figure necessarie all’avanzamento.

Tutti i documenti del processo possono poi essere inviati in conservazione a norma nell’arco di pochi minuti ottenendo un consistente risparmio di spazio in ufficio grazie alla completa dematerializzazione del processo.