Soluzione realizzata da ATF

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

L’esigenza

In molti processi aziendali viene richiesta la firma in calce per ufficializzare un'approvazione.

Affrontando la digitalizzazione dei processi, che porta vantaggi in termini di tracciabilità , controllo, standardizzazione e velocità  di esecuzione, si presenta la necessità  di sostituire la firma in calce in firma elettronica. La firma elettronica è disponibile in diverse tipologie caratterizzate da modalità  di apposizione, complessità  di autenticazione e validità  giuridica; questo significa che, a differenza della firma in calce, che era la sola disponibile, possiamo scegliere la firma elettronica appropriata per ogni tipo di processo e/o documento.

Tornando alla digitalizzazione dei processi, molti di questi possono essere gestiti con una firma FES (Firma Elettronica Semplice) perchè l'ambito del processo non richiede una forte validità  giuridica o fiscale e, nel contempo, si ha la necessità  di attuare un processo snello senza complessità .

Realizzazione

Per quei processi autorizzativi che non necessitano di una firma forte (FEA o firma in calce) ATF propone di applicare la FES (Firma Elettronica Semplice).

  • Per i processi gestiti internamente la FES è garantita, con l'approvazione di un TASK all'interno di un WORKFLOW
  • Per processi che richiedono l'interazione con soggetti esterni, la FES può essere gestita tramite lo strumento più diffuso: la posta elettronica.

ATF ha studiato una serie di processi che governano lo scambio di posta elettronica in modo da applicarli a quelle procedure di business che possono essere governate con una FES.

Requisito necessario per l'utilizzo della FES è la "dotazione" di una casella di posta elettronica. Sarà  attraverso la casella di posta che transiteranno i documenti da sottoporre a firma. Tali documenti verranno considerati autorizzati mediante esclusive e predefinite risposte alle email.

Un esempio pratico della soluzione proposta, trova applicazione nei processi approvativi delle copie commissioni, ossia nei processi approvativi del ciclo di vendita (dall'emissione dell'offerta fino all'accettazione dell'ordine, passando per i documenti generati nel corso della trattativa).

Risultati ottenuti

La Firma Elettronica Semplice (*) è il sistema dinamico, versatile e sostenibile in termini di complessità  che garantisce l'autenticità  di chi la appone.

(*) Se autorizzata dal legale aziendale e, in linea col regolamento eIDAS

I vantaggi di firmare digitalmente i documenti sono:

  • Risparmio di tempo: la gestione diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro).
  • Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione.
  • Automazione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poichè le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line.

ATF

Dal 1989 siamo partner tecnologico delle aziende italiane.

Il nostro know how, nonchè le nostre soluzioni IT, printing e di gestione documentale, fortemente rivolta all'ottimizzazione dei processi produttivi, fanno sì che ci scelgano aziende dalle varie tipologie di business e dislocate su tutto il territorio nazionale.

Precursori della digital transformation, siamo il partner ideale per lo sviluppo e la gestione degli spazi digitali; aiutiamo le aziende a mettere ordine, gestire e governare in modo semplice informazioni e documenti per la gestione efficace degli stessi.

L'esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti ci sono valsi il riconoscimento di Gold Partner Arxivar.

Annoveriamo tra i nostri clienti aziende Italiane leader dei settori retail e hospitality che operano a livello internazionale.

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