ARXivar NEXT per il servizio catering

Per un servizio catering di successo è indispensabile garantire un elevato livello qualitativo nell’organizzazione dell’evento e nel coordinamento delle risorse.

L’organizzazione, che consiste nel conoscere nei dettagli le esigenze del cliente e le caratteristiche di prodotti, servizi e location, al fine di individuare le soluzioni più idonee ed impegnare le migliori risorse disponibili alla data dell’evento, rappresenta l’elemento cardine per l’erogazione di un servizio che soddisfi le aspettative del cliente.
Il coordinamento, che consiste invece nella capacità di leggere in ogni istante le fasi di preparazione e di erogazione del servizio, allo scopo di poter anche apportare modifiche ai prodotti, ai servizi e alle risorse sulla base di mutate condizioni ed esigenze, è però decisivo per l’efficientamento dei processi interni all’azienda erogante.

Diventa pertanto decisivo adottare strumenti che permettano una comunicazione tempestiva tra le diverse aree dell’azienda (commerciale, magazzino, sala, cucina), pur garantendo il coinvolgimento delle sole figure interessate e la condivisione delle sole informazioni aggiornate e selezionate.

Proprio per rispondere a queste esigenze specifiche, Gescad ha realizzato un modello per le aziende che gestiscono il catering per eventi di qualsiasi natura. Questa soluzione sfrutta il potentissimo motore di gestione dei workflow di ARXivar NEXT e la sua capacità di integrazione con gli applicativi software già presenti in azienda (contabilità, gestionale, strumenti office, posta elettronica, ecc.).

Il modello generale del processo prevede le seguenti fasi:

• il primo contatto con il cliente e la raccolta delle sue esigenze (con eventuale sopralluogo)
• la generazione e la manutenzione del preventivo al cliente
• la gestione dell’eventuale caparra confirmatoria
• la gestione della scheda evento (nella quale far confluire tutti i dettagli del servizio da erogare)
• la gestione della scheda location (nella quale storicizzare tutte le informazioni raccolte per una determinata location)
• la gestione della scheda automezzo (per i mezzi di proprietà)
• la gestione delle risorse da coinvolgere nell’erogazione del servizio (capi servizio, addetti, referenti, ecc.)
• la gestione delle liste di carico food & beverage e attrezzature per gli addetti di magazzino
• la gestione degli ordini di acquisto food & beverage e attrezzature
• la gestione degli ordini di noleggio attrezzature e di arruolamento del personale esterno
• la gestione delle trasferte per personale interno ed esterno (viaggi, soggiorni e note spese)
• la gestione della resa evento (anche previsionale) grazie all’integrazione con il software ERP (in base a fatturato, ore lavorate, acquisti, spese accessorie, ecc.).

Avere sotto controllo i diversi aspetti progettuali consente all’azienda di mantenere costantemente allineate le figure di coordinamento all’ultima variazione apportata, grazie alle notifiche di ARXivar Next e all’invio tempestivo di email ai soggetti di competenza: la comunicazione è pertanto mirata e sempre aggiornata.