Automatizzare la gestione degli ordini cliente

La gestione degli ordini clienti è un processo articolato, composto da diverse fasi. In particolare, la complessità aumenta; quando i progetti da realizzare non sono standardizzati, ma vengono creati ad hoc sulla base delle richieste specifiche poste dal cliente.

In tutto ciò, precisione, coordinazione e gestione del tempo sono fondamentali. È importante essere precisi perché alla base della proposta deve esserci un progetto ben costruito e studiato nel dettaglio, frutto della coordinazione di tecnici e commerciali; ma è altresì importante rispondere in tempi brevi alla richiesta del cliente, onde evitare che possa rivolgere la sua attenzione altrove, e tenerlo aggiornato sullo stato di avanzamento del processo.

Grazie ad ARXivar, è stato messo a punto un;workflowp; in grado di replicare in digitale le varie fasi del processo di gestione dell’ordine:

1. Ricezione della richiesta di preventivo. Il cliente, dotato di credenziali personali, inserisce in autonomia la propria richiesta nel portale messo a disposizione dall’azienda. L’interfaccia è semplice, immediata e l’utente viene guidato in tutte le varie fasi.

2. La domanda viene automaticamente inserita nel sistema e trasmessa all’ufficio tecnico, che studia e mette a punto il progetto.

3. Il progetto viene inviato poi all’ufficio commerciale, che sulla base di quanto deciso nei precedenti passaggi, formula la proposta economica e carica il preventivo completo nel portale.

4. A questo punto, sempre tramite portale, il cliente visualizza il preventivo e può decidere se accettarlo o meno. In caso di accettazione, il preventivo viene trasformato automaticamente in ordine ed il sistema di workflow notifica a tutte le aree interessate il nuovo stato.

5. L’ordine arriva in produzione, completo di tutta la documentazione fin qui prodotta.

6. Il processo si conclude con la spedizione e la fatturazione.

• La procedura interna di gestione dell’ordine viene digitalizzata e automatizzata, con un risparmio di tempo notevole.
• Il cliente può ricevere risposta in tempi certi e tenere sempre monitorato lo stato di avanzamento del suo ordine 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• La documentazione prodotta dai vari uffici viene centralizzata, digitalizzata e resa sempre disponibile.
• I tempi di produzione e consegna possono essere schedulati con precisione.
• In caso di ritardi, si attiva automaticamente un sistema di alert che notifica immediatamente il problema.