Automazione dei processi aziendali con ARXivar

Attraverso l’automazione dei processi aziendali, è possibile migliorare la produttività all’interno di un’azienda eliminando i tempi e i costi delle attività ripetitive. Sfruttare i vantaggi dell’integrazione tecnologica consente infatti di ottimizzare le operazioni quotidiane e di liberare il tempo e le risorse per concentrarsi su iniziative più strategiche e innovative, promuovendo in tal modo la forza competitiva dell’azienda.

Con questo obiettivo, abbiamo aiutato un cliente ad automatizzare il processo di verifica delle disponibilità dei materiali a magazzino tramite ARXivar. Il cliente, che lavora nel campo della progettazione e montaggio serramenti, dispone di un magazzino Movimat 4.0 per effettuare il deposito di tutti gli accessori utilizzati nell’attività quotidiana. Inoltre, utilizza SchuCal, software per la progettazione dei serramenti che permette la generazione di un file in formato Excel contenente la distinta degli accessori richiesti dalla commessa.

L’esigenza del nostro cliente era quella di poter efficientare l’operazione di controllo e verifica della disponibilità degli accessori necessari al completamento delle commesse tramite l’interconnessione tra il software di progettazione e il magazzino 4.0. ARXivar, grazie alla sua capacità di interconnettersi con qualsiasi dispositivo o software, ha permesso al nostro cliente di muoversi verso una completa automazione del processo aziendale di verifica delle disponibilità in magazzino. 

Il progetto ha richiesto lo svolgimento del seguente flusso di lavoro:

• creazione delle classi documentali per l’archiviazione di tutte le informazioni necessarie: numero di commessa, codice articolo, descrizione, quantità richieste, quantità disponibili ed eventuali quantità da ordinare per completare il lavoro;

• configurazione delle viste necessarie alla consultazione delle informazioni di ogni commessa;

• configurazione dell’importazione automatica della distinta degli accessori generata dal software di progettazione dei serramenti;

• configurazione dell’interconnessione tra ARXivar e il magazzino Movimat 4.0 per la verifica delle disponibilità dei singoli accessori;

• creazione di un modello in formato PDF contenente il risultato delle verifiche effettuate nel magazzino per la consultazione da parte dell’ufficio.

Per efficientare il lavoro abbiamo sviluppato il seguente processo insieme al cliente:

• terminata la fase di progettazione dei serramenti il software SchuCal deposita il file in formato Excel contenente la distinta degli accessori all’interno di una cartella condivisa dal server in cui è installato ARXivar;

• ARXivar, tramite Plugin Manager, importa la testata della commessa e tutte le informazioni degli accessori creandone i relativi profili;

• a questo punto per ogni singolo accessorio si avvia un processo di workflow che, tramite il codice associato, effettua il recupero e la verifica delle disponibilità presenti nel magazzino 4.0;

• infine viene inviato tramite mail un documento in formato PDF associato al profilo della commessa, e generato automaticamente da ARXivar, contenente il risultato di tutta l’elaborazione;

• a questo punto si potrà scaricare dal magazzino tutti gli articoli disponibili e ordinare ai fornitori quelli contrassegnati come “da ordinare” nelle quantità specificate dal software.

Prima dell’interconnessione tra il software di progettazione e il magazzino Movimat, il nostro cliente svolgeva l’intero processo di verifica degli accessori necessari per ogni commessa manualmente, controllando la presenza nel magazzino 4.0 di ogni singolo codice articolo necessario. L’adozione di ARXivar ha permesso al nostro cliente di svolgere un ulteriore passaggio non solo verso l’automazione dei processi aziendali, ma anche verso la dematerializzazione documentale. L’integrazione realizzata tramite ARXivar ha portato valore aggiunto all’azienda cliente, migliorando e semplificando i processi aziendali. Nello specifico, i vantaggi ottenuti sono stati:

• eliminazione di un’attività manuale e ripetitiva;

• riduzione dei tempi relativi al processo di controllo in modo tale da ridurre i costi;

• maggior precisione nell’identificazione delle disponibilità esatte presenti nel magazzino 4.0 e riduzione delle possibilità di errori umani;

• report dettagliato della disponibilità degli accessori per ogni commessa

• eliminazione dei documenti cartacei utilizzati nella verifica manuale.