Certificati analisi gestiti digitalmente: meno errori e processi veloci | ARXivar

Certificati analisi gestiti digitalmente: è stata questa l’esigenza di un cliente che ha richiesto l’automatizzazione del processo di invio dei certificati di analisi (CdA) a fronte dei prodotti spediti.

In un primo momento i documenti venivano stampati e allegati ai DDT (documenti di trasporto), successivamente si è optato per l’invio manuale di e-mail e solo alla fine è emersa la necessità di alleggerire il lavoro manuale dell’ufficio spedizioni cercando di rendere il processo automatico per velocizzarne l’invio e ridurre al minimo gli errori.  

Fra le richieste da cui è nato il progetto, anche quella di avere un collegamento tra l’ordine del cliente e il CdA per permettere la ricerca da parte degli utenti.

Il cliente da cui è emersa l’esigenza è un’azienda chimica, il cui l’ufficio qualità produce i certificati analisi. Il progetto realizzato con ARXivar, oggi, prevede i seguenti step:

1. Non appena un CdA è pronto, viene depositato in una cartella che è monitorata costantemente all’interno del software
2. Il PDF viene importato e innesca immediatamente un workflow che, grazie alla lettura del barcode interno al documento, recupera tramite delle query eseguite sui dati dell’ERP tutto ciò che è necessario per l’invio: riferimento all’ordine, cliente di spedizione ed e-mail a cui inviare i certificati
3. Dopo aver ripreso tutti i dati necessari, il workflow procede all’invio dei certificati utilizzando l’e-mail opportunamente comunicata dal cliente
4. Le situazioni di errore vengono gestite con segnalazioni interne via e-mail (es. ordine non trovato, cliente inesistente, mail non corretta/presente, …)
5. Ad invio avvenuto, il certificato analisi viene collegato all’ordine di vendita per poter poi essere ricercato dagli utenti che hanno accesso a quella classe documentale

Grazie all’attenta analisi e sfruttando il motore di workflow di ARXivar è stato possibile rendere il processo di invio dei certificati analisi molto più veloce, sicuro e automatizzato. Gli utenti non devono più perdere tempo a creare e-mail o cercare i riferimenti per l’invio ma tutto viene gestito in totale autonomia dal workflow.

Il cliente riceve immediatamente i certificati nella casella di posta da lui predisposta per la ricezione. Mentre gli utenti interni, selezionando in ARXivar l’ordine di vendita, possono vedere quali certificati analisi sono stati abbinati e, se necessario, inviarli nuovamente al cliente.

Adesso, nel “patrimonio” aziendale dei documenti, anche i CdA sono salvati nel documentale e quindi possono essere ricercati a loro volta.