Verbale di conciliazione sindacale: condivisione digitale del documento

A causa dell’emergenza sanitaria dovuta al Covid19, l’esigenza era quella di poter condividere e sottoscrivere il verbale di conciliazione sindacale fra le parti interessate in modalità elettronica. Parliamo di incontri fra datori di lavoro, dipendenti e conciliatori.

Azzerando le riunioni di persona, in molte aziende, è emerso questo bisogno dovuto alla sempre maggiore assiduità di incontri di conciliazione in sede sindacale in modalità remota e cioè attraverso conference call. Circostanza, questa, in cui, generalmente, viene stilato un verbale che deve essere sottoscritto con firma digitale dal datore di lavoro, dal dipendente e dal conciliatore.

Spesso, però il dipendente non è in possesso di firma digitale e molto spesso neanche di SPID; risulta essenziale, quindi, utilizzare uno strumento adeguato allo scopo e subito dopo procedere con l’archiviazione e la conservazione a norma del documento sottoscritto.

Il processo di condivisione, firma e archiviazione del verbale di conciliazione sindacale può essere gestito attraverso la piattaforma ARXivar, in grado di coordinare e controllare l’esecuzione di tutte le attività.

Il problema del non possesso della firma digitale da parte del dipendente può essere risolto ricorrendo alla firma digitale one shot, che ha la valenza di una firma digitale normale, sia essa qualificata o meno, con l’unica differenza che può essere utilizzata una sola volta dall’utente, previa effettuazione di una procedura di riconoscimento analoga a quella utilizzata per il rilascio di una firma digitale normale.

ARXivar, a valle della registrazione in anagrafica delle parti interessate e della compilazione del verbale di conciliazione, attraverso l’utilizzo di un template, provvederà:

• ad archiviare il verbale
• ad inoltrare via e-mail il verbale alle parti interessate, controllandone i tempi di risposta
• se non viene richiesta alcuna modifica, il dipendente dovrà  firmare per primo attraverso la firma digitale one shot; dopo la procedura di riconoscimento prevista, sarà la volta del datore di lavoro che dovrà apporre la propria firma digitale ed infine a procedere sarà il conciliatore

Arxivar gestisce e controlla tutti i passaggi. Il documento verrà quindi trasmesso agli organi competenti e inviato in conservazione elettronica a norma.

Ecco i benefici generati dall’utilizzo di ARXivar per la creazione del verbale di conciliazione sindacale:

• tutte le informazioni, gli eventi e le azioni restano memorizzate nel sistema, corredate di data, ora e responsabile
• interfaccia web responsive, indipendente dal device e dal sistema operativo: il dipendente può utilizzare il proprio smartphone
• firma remota da web o mobile
• personalizzazione layout applicazione per utente
• rapidità  di avviamento
• flessibilità  e adattabilità  al variare delle esigenze nel tempo
• possibilità  di erogazione della piattaforma ARXivar e delle sue componenti personalizzate in modalità  Cloud (SaaS), Hosting e On-Premise
• estensione del modello ad altre situazioni simili nelle quali vi sia la necessità  di raccogliere una sottoscrizione in modalità  remota da soggetti non in possesso di firme digitali o vi sia la necessità di controllare la corretta esecuzione del processo