Condivisione documenti da HR al personale aziendale | ARXivar

L’esigenza del cliente era quella di poter inviare comunicazioni aziendali, cedolini e altri documenti ai propri dipendenti verificando che questi ultimi avessero ottenuto le informative, sostituendo così la consegna manuale dei documenti cartacei con firma alla consegna.

Trattandosi di circa 250 dipendenti con un alto tasso di turnover, era necessario automatizzare quanto più possibile il processo.

Gli utenti vengono importati e allineati costantemente in ARXivar tramite il Plugin Manager collegato sia ad Active Directory che al sistema ERP.

I cedolini, contenuti in un unico file pdf, vengono suddivisi per singolo dipendente e importati in ARXivar in modo automatico da Spool Recognition.

Un processo workflow inserisce tutte le informazioni necessarie ad ogni cedolino per essere così pronto all’invio.

Per quanto riguarda invece le altre comunicazioni aziendali, è stato predisposto un modello in ARXivar dove può essere specificato quale dipendente e/o quale gruppo di dipendenti potrà ricevere il documento.

Il personale delle risorse umane potrà selezionare tutti i documenti che desidera inviare e avviare un processo che crea una condivisione ARXLink.

Il dipendente riceverà una mail con un link dove potrà reperire il documento. Al click sul link viene avviato un altro processo in ARXivar che cambia stato al documento impostandolo come consultato.

Tramite questo progetto, il cliente è riuscito a:

• velocizzare la consegna dei cedolini e di altre comunicazioni aziendali
• diminuire il volume di documenti cartacei
• consentire al singolo dipendente di poter consultare tutti i propri documenti accedendo ad ARXivar
• consentire al reparto risorse umane una rapida ricerca di tutti i documenti condivisi con i propri colleghi.