Conservazione a norma delle PEC

Le PEC e le relative ricevute di accettazione, consegna, mancato recapito, sono documenti aziendali e vanno obbligatoriamente conservati ai sensi del Codice Civili, artt. 2214 e 2220 e dell’art.43 del Codice dell’Amministrazione Digitale. La conservazione, analogamente a quanto previsto per le scritture contabili cui i messaggi PEC si riferiscono, ha una durata temporale di dieci anni.

Basterebbe quindi stamparle o conservarle nella casella di posta? No, perché la conservazione nella casella PEC, nel client di posta o la stampa non sono riconosciute dalla legge come misure di conservazione a norma. 

Arxivar Next, unito al servizio di conservazione a norma offerto da Arxivar IXCE, consente di conservare le PEC e le relative ricevute conformemente ai requisiti di legge.

Ancora una volta, il connubio tra Arxivar Next e Arxivar IXCE permette di assolvere in modo semplice e legalmente corretto all’obbligo di legge:

• viene creata l’anagrafica del cliente sulla piattaforma Arxivar IXCE, specificando nel modulo di attivazione che verranno conservate le PEC e le ricevute relative.
• Vengono quindi creati in Arxivar Next la classe documentale e il flusso di gestione delle mail e delle ricevute.
• Configurati POP e SMTP in Arxivar Next, il flusso manda in conservazione le mail spedite e ricevute, con le relative ricevute.
• Da Arxivar Next posso facilmente consultare tutto l’archivio mail e ricevute.
• Ovviamente, posso includere nel fascicolo del cliente, per esempio, anche le PEC, unitamente agli altri documenti e informazioni.

I risultati ottenuti da una piena gestione della conservazione a norma delle PEC grazie ai servizi Arxivar Next e Arxivar IXCE sono evidenti:

• piena compliance alla norma.
• Compliance retroattiva, perché il flusso salva anche PEC e ricevute passate non ancora salvate a sistema (a patto di non averle cancellate).
• Razionalizzazione delle informazioni e fascicolazione delle PEC nel flusso informativo/documentale ascritto ad ogni cliente o progetto.