Soluzione realizzata da Betsoft

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

Le PEC e le relative ricevute di accettazione, consegna, mancato recapito, sono documenti aziendali e vanno obbligatoriamente conservati ai sensi del Codice Civili, artt. 2214 e 2220 e dell’art.43 del Codice dell’Amministrazione Digitale. La conservazione, analogamente a quanto previsto per le scritture contabili cui i messaggi PEC si riferiscono, ha una durata temporale di dieci anni.

Basterebbe quindi stamparle o conservarle nella casella di posta? No, perché la conservazione nella casella PEC, nel client di posta o la stampa non sono riconosciute dalla legge come misure di conservazione a norma. 

Arxivar Next, unito al servizio di conservazione a norma offerto da Arxivar IXCE, consente di conservare le PEC e le relative ricevute conformemente ai requisiti di legge.

Realizzazione

Ancora una volta, il connubio tra Arxivar Next e Arxivar IXCE permette di assolvere in modo semplice e legalmente corretto all’obbligo di legge:

  • viene creata l’anagrafica del cliente sulla piattaforma Arxivar IXCE, specificando nel modulo di attivazione che verranno conservate le PEC e le ricevute relative.
  • Vengono quindi creati in Arxivar Next la classe documentale e il flusso di gestione delle mail e delle ricevute.
  • Configurati POP e SMTP in Arxivar Next, il flusso manda in conservazione le mail spedite e ricevute, con le relative ricevute.
  • Da Arxivar Next posso facilmente consultare tutto l’archivio mail e ricevute.
  • Ovviamente, posso includere nel fascicolo del cliente, per esempio, anche le PEC, unitamente agli altri documenti e informazioni.

Risultati

I risultati ottenuti da una piena gestione della conservazione a norma delle PEC grazie ai servizi Arxivar Next e Arxivar IXCE sono evidenti:

  • piena compliance alla norma.
  • Compliance retroattiva, perché il flusso salva anche PEC e ricevute passate non ancora salvate a sistema (a patto di non averle cancellate).
  • Razionalizzazione delle informazioni e fascicolazione delle PEC nel flusso informativo/documentale ascritto ad ogni cliente o progetto.

Partner: BETSOFT

Betsoft

Betsoft è la software house in grado di aiutare le aziende a scegliere e implementare in modo profittevole le tecnologie digitali di ultimissima generazione attraverso la progettazione e l'implementazione di soluzioni software altamente personalizzabili e dal forte valore innovativo.

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