Controlli green pass: snellisci i processi e archivia con ARXivar

In tempi di pandemia gestire, in azienda, i controlli Green Pass non è affatto semplice.

Le nuove disposizioni governative, infatti, impongono ai lavoratori dipendenti il possesso della certificazione verde per accedere in azienda ed esercitare la propria attività lavorativa. Il datore di lavoro è tenuto, quindi, necessariamente, ad attuare un piano di controlli Green Pass per verificare lo stato di validità delle certificazioni, garantendo che siano rispettati gli obblighi imposti.

Nella maggior parte dei casi, l’attività legata ai controlli Green Pass è eseguita da risorse interne delegate e si concretizza mediante procedure complesse che non favoriscono la fluidità delle normali attività previste dalla mansione.

Con l’obiettivo di snellire la procedura di controllo, il legislatore ha previsto la possibilità per il lavoratore di consegnare copia del proprio Green Pass al datore di lavoro, così da evitare continui controlli del proprio certificato verde.

Si è, dunque, pensato di sfruttare ARXivar per digitalizzare la procedura di archiviazione, verifica e monitoraggio delle scadenze dei Green Pass.

La procedura di ricezione e custodia dei green pass, in accordo con quanto previsto dalla legislazione in materia di privacy, dovrà prevedere che il datore di lavoro incarichi un addetto ai controlli Green Pass che gestisca i flussi informativi e li custodisca secondo quanto stabilito dalla normativa.

L’iter viene gestito con ARXivar attraverso 2 processi di workflow integrati e secondo le seguenti fasi:

• L’incaricato dal datore di lavoro invia una richiesta di adesione dei lavoratori alla consegna del Green Pass, che potrà essere accettata o rifiutata dal dipendente.
• L’incaricato attende il riscontro da parte del lavoratore che, qualora accetti di consegnare copia della certificazione, archivierà il proprio Green Pass indicandone data di emissione, causale (somministrazione o guarigione), giorni di validità e giorni di preavviso scadenza. Sarà inoltre obbligato a compilare un modello di verbale di consegna firmato automaticamente a conclusione del task.
• ARXivar attribuisce opportunamente i permessi esclusivi al titolare della certificazione e all’incaricato, che a questo punto è tenuto ad eseguire i controlli Green Passa per verificarne la validità, quindi confermare definitivamente l’archiviazione o, al contrario, inviare al dipendente una richiesta di rettifica.
• Mediante una vista dedicata, ogni utente può interrogare la propria documentazione, mentre l’incaricato ha evidenza di tutti i Green Pass e delle Richieste, sia accettate che rifiutate, ottenendo un report di dipendenti per i quali sarà necessario verificare quotidianamente la certificazione.
• In prossimità della scadenza della Certificazione, viene inviato un task di warning con scadenza uguale alla scadenza effettiva del documento, notificando l’evento anche al verificatore. Il Task prevede  l’inserimento di un nuovo Green Pass che sarà sottoposto ad approvazione come il precedente. Qualora il dipendente non dovesse concludere l’operazione entro la scadenza, il processo avanzerà automaticamente su un nuovo Task, aggiornando lo stato del documento, inviando una seconda notifica al verificatore e gestendo i solleciti successivi.
• In ogni momento il dipendente, in autonomia e su propria iniziativa, può aggiornare il proprio Green Pass o revisionarlo, avviando un nuovo processo di verifica.
• In  caso di variazione della normativa , è prevista la possibilità di intervenire massivamente nel ricalcolo delle scadenze.

La digitalizzazione del processo di archiviazione e controlli Green Pass per la verifica della validità di queste certificazioni ha consentito al datore di lavoro di adempiere alle proprie responsabilità in modalità smart, centralizzando le informazioni la cui riservatezza è gestita in pieno rispetto della normativa.

Le regole di univocità dei Green Pass per i dipendente garantiscono l’efficacia della gestione corretta delle revisioni. Si potrà concedere all’utente la facoltà di revisionare il Green Pass o modificarne il profilo documentale su propria iniziativa, esonerando l’ufficio HR dalle attività di manutenzione delle scadenze anche in funzione di ipotetiche variazioni normative.

È tuttavia possibile modificare massivamente giorni di validità e quindi ricalcolare dinamicamente la scadenza di ogni certificazione, garantendo efficienza alla soluzione nonostante le continue variazioni.

La metodologia permette l’acquisizione preventiva del Green Pass, anche a distanza, aprendo importanti scenari di integrazione con sistemi di controllo accessi e di rilevazione presenze agevolando in particolar modo la gestione dei dipendenti in sedi dislocate.