Soluzione realizzata da Consoft informatica

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

L’esigenza

L’esigenza

Digitalizzare i principali processi dell’ufficio acquisti, eliminando le attività ripetitive e migliorando la qualità delle comunicazioni sia verso l’interno che l’esterno.

Realizzazione

La soluzione consente una gestione completamente automatizzata del flusso dei documenti amministrativi e dei livelli di approvazione.

La soluzione consente di:

  • attivare workflow approvativi
  • organizzare i documenti in fascicoli (ad es. per Fornitore o Progetto)
  • gestire lo scadenzario di tutte le principali attività aziendali (ad es. tutti i contratti in scadenza)

Ogni documento può essere classificato per tipologia (es. richiesta di acquisto, ordine, fattura, contratto, etc.) ed associato ad una serie di informazioni (metadati) che permettono successivamente di ricercarlo agevolmente, con pochi click.

  • RdA (Richiesta di Acquisto):  Solitamente gli ordini d’acquisto prima di essere inviati al fornitore devono essere approvati da un responsabile che ne autorizzi la spesa. La soluzione gestisce, se necessario, la raccolta di diversi preventivi e un iter di approvazione diverso in relazione alla specifica tipologia di bene o servizio da acquistare, di importo o di altri parametri rilevanti.
  • OdA (Ordine di Acquisto): L’ordine potrà essere firmato digitalmente ed inviato in formato elettronico al fornitore. Sarà possibile seguire in ogni momento l’iter del documento, fino alla consegna.
  • DDT (Documento di Trasporto): Nel processo di gestione d’acquisto di un bene il responsabile riceverà il documento di trasporto (DDT) per verificare la corrispondenza con quanto ordinato e per tracciare l’eventuale consegna parziale dei beni.
  • Benestare pagamento fattura: Quando si riceverà la fattura del fornitore sarà possibile verificare la congruenza con il DDT e comunicare in amministrazione il benestare al pagamento o formalizzare una contestazione.
  • Gestione scadenze e contratti: Sono diversi i tipi di contratto che un’azienda solitamente stipula con i fornitori, in diversi momenti dell’anno. I contratti si possono archiviare e, tramite workflow, gestire e controllare le scadenze e i rinnovi.

Risultati ottenuti

I benefici derivanti dalla digitalizzazione sono dell’ufficio acquisti sono molteplici, tra i principali:

  • Eliminazione di attività manuali ripetitive con notevole risparmio di tempo
  • Condivisione delle informazioni e dei documenti in maniera tempestiva ed aggiornata
  • Assegnazione delle attività alle funzioni aziendali di competenza
  • Incremento dei controlli automatici e delle evidenze digitali di ciascuna attività svolta
  • Integrazione del trattamento dei flussi documentali con il tuo gestionale ERP
  • Archiviazione dei documenti informatici e conservazione sostitutiva

Consoft informatica

Consoft Informatica S.r.l. è una società di consulenza informatica che dal 2006 opera su tutto il territorio nazionale, con sedi a Roma, Milano, Napoli e Padova. Una impresa dinamica ed in continua crescita, con oltre 160 dipendenti e ricavi superiori ai 9 milioni di euro.

Sosteniamo il percorso di Digital Transformation dei nostri clienti implementando soluzioni basate su piattaforme tecnologiche leader di mercato, realizzando applicativi custom ed erogando servizi professionali di qualità. 

Abbiamo una business unit dedicata alla erogazione di servizi di consulenza organizzativa, progettazione e realizzazione di applicazioni per la dematerializzazione di aziende ed enti pubblici. I nostri consulenti, specializzati sulla piattaforma Arxivar, hanno maturato solide competenze verticali e conoscenze tecnologiche trasversali nei settori di mercato a cui ci rivolgiamo.

Crediamo che le sfide dell’innovazione abbiano a che fare non solo con la tecnologia ma soprattutto con la cultura degli uomini e con la loro capacità di evoluzione e cambiamento. Per questa ragione investiamo costantemente nella formazione del nostro personale, attuando una politica di formazione ed aggiornamento professionale continuo.

Il know-how acquisito, l’esperienza progettuale, il livello qualitativo raggiunto, la rapidità e la flessibilità sono gli elementi che ci contraddistinguono. Per rispondere tempestivamente alle crescenti richieste del mercato siamo impegnati ogni giorno nel miglioramento continuo dell’assetto organizzativo, dei processi e delle competenze.

Consoft informatica