Soluzione realizzata da BIOS MANAGEMENT

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

Ottimizzare il processo di gestione della convocazione delle riunioni attraverso un unico processo, riducendo il trattamento, la circolazione e la stampa di tutti i documenti inerenti alla riunione stessa e migliorando l’interazione e la collaborazione tra i diversi attori coinvolti.

Realizzazione

Sfruttando le numerose funzionalità che ARXivar mette a disposizione, è possibile velocizzare la dematerializzazione e la gestione della documentazione del processo di convocazione delle riunioni, ottenendo un’operatività ottimizzata, uniforme e misurabile.

Il workflow procede secondo i seguenti step:

  1. Il punto di partenza è la creazione di un modello “Lettera di Convocazione”. Quando è necessario convocare una riunione, l’utente deve archiviare una lettera tramite il modello di riferimento. Si possono gestire molteplici tipologie di riunioni (assemblee, consigli, comitati…) e ognuna può avere un suo modello specifico.
  2. Per ogni riunione convocata si genera un fascicolo di riferimento contenente tutta la documentazione inerente a quella riunione. Un singolo fascicolo può essere consultato solo da chi partecipa alla riunione a cui fa riferimento quel fascicolo.
  3. In automatico arriva a tutti i partecipanti una mail che comunica la convocazione di una riunione con in allegato la lettera. Inoltre, nella mail è presente il link per accedere ad ARXivar, visualizzare il fascicolo della riunione e vedere i documenti caricati.
  4. Il processo si conclude quando viene caricata e completata tutta la documentazione (Lettera di Convocazione, Documentazione interna/esterna, etc.) e in particolare il Verbale della Riunione.

Risultati

Con ARXivar è possibile caricare documenti e gestire le interazioni tra utenti, in modo che le informazioni siano sempre aggiornate e facilmente ricercabili. I risultati sono:

  1. Ridurre la circolazione della documentazione cartacea.
  2. Avere informazioni e documenti continuamente aggiornati e facilmente ricercabili.
  3. Facilitare l’interazione tra gli attori coinvolti grazie a un processo automatizzato che velocizza notevolmente la comunicazione e la gestione di una riunione.
  4. Garantire un alto grado di riservatezza sui documenti, permettendo la loro consultazione solo a chi ha ricevuto la convocazione per la riunione.

BIOS MANAGEMENT

Bios Management si occupa dal 2004 di consulenza nel campo della Direzione e Organizzazione Aziendale e di Sistemi di Performance e Business Intelligence.

LA NOSTRA MISSION: Sfidiamo le convenzioni per liberare il potenziale delle imprese costruendo insieme il futuro.

PERCHE' ESISTIAMO: Crediamo che sia importante aiutare le aziende a mettere a fuoco il proprio potenziale e a portarlo in vita per ottenere business sostenibili, profittevoli e duraturi.

COME OPERIAMO: Abbiamo un approccio multidisciplinare; operiamo come naturale estensione del team del cliente, non solo come pensatori ma anche come reali implementatori di soluzioni che generano risultati concreti e misurabili. Il nostro approccio non convenzionale lascia un'impronta vitale e duratura, accompagnando il Cliente in un percorso di lungo termine oppure assicurando il trasferimento di competenze che garantisce autonomia a progetto concluso.

COSA FACCIAMO: Lavoriamo al fianco di Imprenditori e Manager erogando servizi di Consulenza Direzionale e ICT.

Aree di attività :

  • MANAGEMENT CONSULTING
    Strategia ed Innovazione, Supporto Operativo, Finance e Performance Compliance e Risk Persone e Organizzazione
  • BUSINESS SUPPORT SYSTEM
    Corporate Performance Management, Business Intelligence, Business Process Management, Customer Relationship Management, Human Capital Management.
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