Digitalizzazione dei processi per le Aziende della Distribuzione

Il settore della Distribuzione, in continuo fermento e caratterizzato da particolari diversità, a seconda della tipologia di articoli commercializzati, è caratterizzato da un forte dinamismo dei mercati e dei prodotti. Richiede quindi soluzioni con specifiche funzionalità applicative in grado di rispondere velocemente ai cambiamenti funzionali e strategici.

Con la soluzione di Information & Process Management ARXivar, è possibile:

• gestire i documenti
• monitorare i processi specifici del settore
• veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda.

In generale è lo strumento che permette agli operatori della Distribuzione di evolvere nell’era digitale.

ARXivar si modella sulle puntuali esigenze del cliente e permette, in particolare, di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività core aziendali, partendo dall’organizzazione e della condivisione dei documenti, dalla fatturazione elettronica e dalla conservazione elettronica per arrivare alla gestione automatica dei processi aziendali più complessi.

Questa soluzione è implementabile con ARXivar NEXT

Acquisizione della firma biometrica a banco

Per eliminare i documenti cartacei e minimizzare i costi di gestione di ciascun documento si può acquisire la firma biometrica del cliente/vettore che ritira la merce.

Gestione delle non conformità

Tramite un flusso approvativo e decisionale dedicato, una non conformità può essere totalmente gestita e conclusa con il completamento della fornitura o con il ricevimento della nota di accredito.

Aggiornamento e condivisione listini

Si può automatizzare il flusso informativo tra l’ufficio acquisti e l’ufficio commerciale, per l’aggiornamento puntuale delle condizioni di acquisto e di vendita, la comunicazione delle revisioni e la condivisione sempre puntuale dell’ultimo listino, in azienda, con partner o clienti. Trattative commerciali spot In fase di definizione di condizioni commerciali spot, pensate ad hoc per singole trattative, può essere attivato un processo da parte del commerciale per richiedere l’approvazione, da parte della Direzione, delle condizioni proposte al cliente e, quindi, per attivare eventuali policy di acquisto differenti nei confronti del fornitore.

Interfacciamento della rete vendita

Con ARXivar si fornisce uno strumento alla rete vendita per consultare la documentazione dei clienti/fornitori (fatture, ddt, ordini, contratti, listini,…) direttamente da dispositivi mobili (tablet e smartphone).

Dematerializzazione del processo di archiviazione della scheda anagrafica cliente

Nell’ambito della medesima procedura con cui si registra la firma biometrica del cliente, può essere inclusa la firma della scheda anagrafica, unitamente all’accettazione delle condizioni di vendita e al modulo di gestione della privacy.

Gestione richiesta fido da parte del cliente

Gestione delle richieste di fido da parte dei clienti attraverso un workflow automatico che, partendo dall’operatore di filiale che registra la richiesta del cliente, passa attraverso il recupero di informazioni di approfondimento – mediante software di Credit Risk Management (ad esempio Fox&Parker) – da parte dell’addetto amministrativo, fino ad arrivare sulla “scrivania” della Direzione. La Direzione, ricevendo la richiesta di fido, unitamente alle informazioni di approfondimento, può quindi: richiedere ulteriori chiarimenti all’amministrazione, approvare il fido e le condizioni di pagamento richieste dal cliente, concedere un fido con riserva, ovvero richiedere un colloquio con il cliente o proporre determinate condizioni di pagamento.

Gestione richiesta di offerta da cliente

Archiviazione delle richieste di offerte da cliente in entrata, assegnate ad un venditore di riferimento e contrassegnate con il relativo grado di priorità (urgente, normale o capitolato) ed eventuali note.  Invio automatico ddt via mail Invio (anche) via email di alcuni ddt (tipicamente per conoscenza ad un responsabile all’interno del cliente) comunque stampati in forma cartacea per merce consegnata a banco ad un dipendente del cliente.