Digitalizzazione dei processi per le Imprese di Servizi | ARXivar

Per le imprese che svolgono servizi ad alto contenuto professionale, come le società di consulenza direzionale o di revisione contabile, gli studi legali, notarili, di commercialisti o le società di ingegneria e gli studi di progettazione, ma anche le società che si occupano di sicurezza sul lavoro, certificazioni ISO, ecc. lo svolgimento delle attività è tipicamente subordinato ad un ordine o un contratto (“su commessa”) all’ interno del quale si tracciano tutte le attività e su cui si assegnano i vari compiti alle persone coinvolte.

Gestire in modo organizzato e puntuale le commesse infatti non è un’attività semplice in quanto ci sono un gran numero di variabili da considerare nel momento in cui si attribuiscono dei compiti agli individui: la disponibilità delle persone, gli appuntamenti già stabiliti, il tempo richiesto per l’attività tenendo conto anche della locazione del cliente, la necessità di strumentazione per lo svolgimento del lavoro e la relativa disponibilità.

E’ indispensabile la conoscenza e l’integrazione delle informazioni che nascono, si sviluppano e confluiscono in tutte le varie parti di una commessa cliente. Gestire le commesse a 360° significa avere sempre una visione precisa sulle attività in svolgimento, per poter controllare i risultati in tempo reale ed essere sempre in grado di controllare ed avanzare tutte le fasi del progetto fino alla sua conclusione.

Grazie ad una specifica soluzione di Document & Process Management è possibile tenere sotto controllo questi aspetti del lavoro, organizzare l’operatività dei dipendenti in modo preciso e corretto e tracciare documenti e altro materiale significativo inerente la pratica in oggetto.

Alcuni processi e funzioni organizzati e svolti grazie alla nostra soluzione:

• inserimento e controllo dei dati di Commessa
• assegnazione Monte Ore e Attività agli operatori
• inserimento, da parte dei collaboratori, dell’impegno orario quotidiano a consuntivo per ogni Attività a loro assegnata
• mappature e disegno della matrice delle competenze aziendali
• rendicontazione delle attività, delle spese sostenute e di tutti i dati funzionali alla fatturazione
• gestione del ciclo di approvazione dei Prospetti Attività da parte dei responsabili di ciascuna Commessa
• pianificazione Risorse gestione eventuali Anomalie di processo e ritardi sulle attività previste
• controllo periodico degli step significativi
• creazione automatica del “fascicolo di commessa”

Questa soluzione è implementabile con ARXivar NEXT

Assegnazione Attività

L’attività di assegnazione delle commesse viene solitamente avviata nel momento in cui si riceve l’ordine firmato da parte del cliente.

Nel momento in cui tale documento viene archiviato e catalogato, può partire uno specifico workflow indirizzato al responsabile dell’area interessata, affinchè effettui l’assegnazione puntuale delle singole attività ai suoi collaboratori in base al contenuto dell’ordine stesso.

Il responsabile è in grado di acquisire tutte le informazioni necessarie prima di svolgere il suo task di assegnazione commessa: nel tempo, tramite un report sullo stato di avanzamento lavori di tutte le commesse, avrà sempre la possibilità di avere una visione completa ed aggiornata sul carico di lavoro dei suoi collaboratori. In questo modo non solo verifica la disponibilità di ogni operatore, ma vede quanto tempo è stato precedentemente richiesto per le stesse attività, quanto carico di lavoro è già stato assegnato per quel periodo, quali operatori hanno più esperienza su un certo tipo di lavoro.

A loro volta l’operatore o gli operatori selezionati dal responsabile, ricevono un task, contenente tutte le informazioni e i documenti utili ai fini dello svolgimento del lavoro assegnato; in base alle caratteristiche del processo lavorativo dell’azienda, possono avere o meno a disposizione la possibilità quindi di accettare o meno la commessa, (eventualmente allegando delle note esplicative in caso di rifiuto) o di richiedere la modifica di alcuni dettagli, come per esempio il tempo previsto per l’esecuzione.

Consuntivazione Attività

Per ogni giornata di lavoro effettuata, l’operatore compila i suoi rapporti di intervento (su un template che può essere disegnato direttamente all’interno della soluzione) e tali documenti saranno automaticamente archiviati, legati alla relativa commessa ed eventualmente anche inviati al cliente per una sua validazione.

Alla conclusione di ogni singola attività, la relativa commessa può essere chiusa attraverso la gestione di un campo Stato passando per esempio da “In Corso” a “Completata”; al verificarsi di questa condizione il Responsabile riceverà un task di avviso e potrà effettuare un controllo e una analisi finale del lavoro svolto  dai suoi collaboratori.

Vantaggi ottenuti con la soluzione di gestione delle commesse

Sono tanti i vantaggi che tale soluzione offre a tutta l’organizzazione coinvolta:

• report puntuali sulle varie commesse, eventualmente differenziati tra commesse aperte e chiuse, o per tipologia di attività, a disposizione per una distribuzione controllata e periodica
• evidenza delle attività in ritardo rispetto alla pianificazione definita
• evidenza dei documenti/rapporti di intervento da controllare ed inviare all’amministrazione per la fatturazione di fine mese
• cronologia di tutte le comunicazioni significative avvenute con il cliente
• tracciabilità, in maniera controllata, dei vari step del progetto aumentando l’efficienza complessiva di tutta l’organizzazione.

La commessa viene così gestita lungo tutto il suo percorso, insieme agli attori coinvolti in ogni passaggio: dalla creazione del responsabile, alle attività e rapporti dei collaboratori, alla chiusura, al controllo ed invio in fatturazione, collegando ed organizzando tutta la documentazione creata e scambiata durante il processo di gestione.