Soluzione realizzata da DIGIX PLUS SRL
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il Progetto License Management Tool nasce dalla necessità del cliente di organizzare in modo semplificato e ottimale la considerevole quantità di documenti e informazioni relativi ai contratti di royalties.
Considerata la presenza della società a livello internazionale, è stato essenziale sviluppare un sistema capace di gestire ogni tipologia di contratto in base al territorio di riferimento e alle specifiche condizioni.
L’obiettivo era quello di realizzare un repository dettagliato ed efficiente, facilmente consultabile con criteri di ricerca studiati in base alle esigenze dell’utente.
La centralizzazione, l’integrazione, la rapida accessibilità ai dati e la loro conservazione sono state le principali necessità considerate per ideare una soluzione che strutturasse in modo efficace la documentazione contrattuale in ogni suo dettaglio.
Le funzioni di registrazione e archiviazione dei contratti e la tracciabilità degli aggiornamenti effettuati sugli stessi, sono stati i punti sui quali progettare la semplificazione e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro, rendendoli più veloci e fluidi in linea con i bisogni dell’azienda.
Si è reso infine fondamentale considerare la volontà di automatizzare determinati processi quali l’invio periodico di notifiche per segnalare anticipatamente le scadenze dei contratti.
Per realizzare il progetto sono state studiate attentamente tutte le categorie di utenti coinvolte nei processi, sia in ambito Royalty, Legal che Marketing, al fine di diversificare le modalità di utilizzo per soddisfare ogni specifica esigenza.
Realizzazione
L’efficacia dell’applicazione ideata si basa sulla capacità di ottimizzare e semplificare l’archiviazione e la ricerca dei contratti royalties utilizzando le Soluzioni SAP Business Technology Platform (SAP BTP) e ARXivar di Able Tech.
La configurazione e l’integrazione di ARXivar con la web-app, basata sui servizi SAP BTP, permette agli utenti di:
- Effettuare la ricerca dei contratti tramite specifici parametri di filtro;
- Visualizzare i documenti attraverso una funzionale struttura ad albero;
- Attribuire metadati e informazioni aggiuntive a corredo del contratto, sia in fase di upload o modifica di un documento.
La connessione ad ARXivar consente una puntuale archiviazione dei documenti e dei dati per gestire in modo affidabile e continuativo le informazioni nel corso dell’intero processo.
Le fasi di studio e realizzazione di License Management Tool hanno compreso:
- Il censimento di tutte le informazioni relative al contratto e ai metadati a corredo;
- La creazione di un mock-up per consentire agli utenti di visualizzare un’anteprima delle funzionalità e del flusso operativo dell’applicazione. Il modello illustra mediante una sequenza di videate le fasi e le modalità di gestione delle informazioni;
- L’interconnessione tra SAP BTP e ARXivar senza la replica e la ridondanza dei dati gestiti;
- Lo sviluppo di una user interface personalizzata per semplificare l’operatività utente e la realizzazione delle funzionalità e delle logiche caratterizzanti l’applicazione;
- Il censimento dei metadati per l’archiviazione nel repository documentale al fine di rendere possibile la consultazione dei documenti anche sul portale ARXivar.
Risultati
La soluzione ha consentito di conseguire importanti benefici promuovendo un’innovativa user experience e una digitalizzazione dell’intera gestione documentale.
I risultati raggiunti riguardano un notevole risparmio di tempo agevolando la fase di ricerca della documentazione, la tracciabilità degli aggiornamenti dei contratti royalties e la loro consultazione.
La soluzione ha permesso inoltre di ridurre il margine di errore nella gestione delle informazioni con una minore dispersione e replica delle stesse.
La completa digitalizzazione dei documenti e la conseguente dematerializzazione degli archivi cartacei ha avuto un impatto positivo in termini di ecosostenibilità.
La flessibilità e la scalabilità della soluzione potranno accogliere nel tempo nuove informazioni da gestire per i contratti royalties e prevedere una stretta integrazione con il sistema gestionale SAP S/4HANA, mediante il quale effettuare i conteggi e la liquidazione delle royalties.
DIGIX PLUS SRL
Digix Plus è una società di consulenza, ARXivar Partner e SAP Gold Partner, specializzata nella digitalizzazione e nell’ integrazione dei sistemi, che unisce professionalità ed esperienza per promuovere l’ottimizzazione e l’evoluzione dei processi aziendali.
Fornisce servizi di consulenza strategica e applicativa a supporto della Digital Transformation delle imprese per accompagnarle nella scelta delle soluzioni più innovative e orientarsi verso un modello di “intelligent enterprise” affrontando le nuove sfide di business.
Digix Plus progetta e sviluppa le soluzioni più funzionali per rispondere alle esigenze specifiche del cliente grazie all’uso delle tecnologie più avanzate tra le quali in-memory computing, artificial intelligence, machine learning e robotic process automation.
Ascoltiamo le tue esigenze per realizzare la soluzione ideale per il tuo business
