Elettroforniture: gestione digitale di documenti e processi

L’esigenza è stata quella di gestire documenti, monitorare processi e veicolare facilmente lo scambio di informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda che opera nel settore delle elettroforniture e del materiale elettrico.

Questa è una delle aree della distribuzione più evolute e complesse ed è caratterizzata da un forte dinamismo dei mercati e dei prodotti, richiedendo, quindi, soluzioni con specifiche funzionalità applicative in grado di rispondere velocemente ai cambiamenti funzionali e strategici.

Attraverso ARXivar, soluzione di Information Process Management, è stato possibile facilitare l’evoluzione digitale proprio nel settore delle elettroforniture.

ARXivar, infatti, si modella sulle esigenze del cliente e permette, in particolare, di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività  core del settore elettrico partendo dall’organizzazione e dalla condivisione dei documenti e arrivando alla fatturazione e conservazione elettronica e alla gestione automatica dei processi aziendali più complessi.

Acquisizione della firma biometrica a banco

Per eliminare i documenti cartacei e minimizzare i costi di gestione di ciascun documento nel settore delle elettroforniture si può acquisire la firma biometrica del cliente/vettore che ritira la merce.

Gestione delle non conformità

Attraverso un flusso approvativo e decisionale dedicato, una non conformità  può essere totalmente gestita e conclusa con il completamento della fornitura o con il ricevimento della nota di accredito.

Aggiornamento e condivisione listini

È stato automatizzato il flusso informativo tra l’ufficio acquisti e l’ufficio commerciale per l’aggiornamento puntuale delle condizioni di acquisto e di vendita, la comunicazione delle revisioni e la condivisione sempre puntuale dell’ultimo listino, in azienda, con partner o clienti.

Trattative commerciali spot

In fase di definizione di condizioni commerciali spot, pensate ad hoc per singole trattative, è stato attivato un processo da parte del commerciale per richiedere l’approvazione della direzione sulle condizioni proposte al cliente. Così è stato possibile attivare eventuali policy di acquisto differenti nei confronti del fornitore.

Interfacciamento della rete vendita

È stato fornito uno strumento alla rete vendita per consultare la documentazione dei clienti/fornitori (fatture, DDT, ordini, contratti, listini) direttamente da dispositivi mobili (tablet e smartphone). Ogni informazione è stata resa fruibile attraverso un’interfaccia utente mobile oriented.

Dematerializzazione del processo di archiviazione della scheda anagrafica cliente

Nell’ambito della medesima procedura con cui si registra la firma biometrica del cliente, è stata inclusa la firma della scheda anagrafica unitamente all’accettazione delle condizioni di vendita e al modulo di gestione della privacy.

Gestione richiesta fido da parte del cliente

La gestione delle richieste di fido da parte dei clienti è stata realizzata attraverso un workflow automatico che:

1. È partito dall’operatore di filiale che registra la richiesta del cliente
2. È passato attraverso il recupero di informazioni di approfondimento mediante software di Credit Risk Management (ad esempio Fox&Parker) da parte dell’addetto amministrativo
3. È arrivato sulla scrivania della direzione che, ricevendo la richiesta di fido, unitamente alle informazioni di approfondimento, ha potuto, a sua volta, richiedere ulteriori chiarimenti all’amministrazione, approvare il fido e le condizioni di pagamento richieste dal cliente, concedere un fido con riserva cioè richiedere un colloquio con il cliente o proporre determinate condizioni di pagamento.

Gestione richiesta di offerta da cliente

Si è proceduto con l’archiviazione delle richieste di offerte da cliente in entrata, assegnate ad un venditore di riferimento e contrassegnate con il relativo grado di priorità (urgente, normale o capitolato). Si è arrivati, anche, all’invio automatico di DDT tramite e-mail.