Digitalizzazione documentale e Workflow che governa il processo di vendita

La necessità del cliente, comune a tantissime Concessionarie, era quella di ottimizzare il processo di vendita.
In particolare la fase di raccolta dei documenti necessari alla vendita e il coordinamento delle attività dei vari soggetti coinvolti: venditori, back office, amministrazione, ufficio finanziamenti, fino al personale di officina per preconsegne ed eventuali ripristini. Il tutto in un’ottica di aumento dell’efficienza, di diminuzione dei costi e di attenzione all’impatto ambientale.

Dopo una fase iniziale di analisi e condivisione con il dealer delle problematiche in essere e delle aree di miglioramento, abbiamo proposto Digital Documents, soluzione che prevede la perfetta integrazione tra il DMS e la piattaforma Arxivar Next; abbiamo sviluppato un workflow personalizzato per la gestione del processo di vendita dei veicoli nuovi, con:

• Acquisizione automatica dei dati direttamente dal contratto di vendita e integrazione dei dati mancanti tramite la lettura in tempo reale delle informazioni dal DMS (attraverso le API).
• Archiviazione automatizzata nella piattaforma Arxivar del contratto firmato digitalmente dal cliente, con invio simultaneo del documento al cliente tramite email.
• Utilizzo di strumenti in modalità mobile (smartphone/tablet) per l’archiviazione digitale smart di documenti cartacei.
• Gestione del processo di approvazione del contratto da parte del responsabile vendite, con inserimento delle note di rifiuto o di approvazione
• Ottimizzazione della verifica documentale da parte del back office, tramite una apposita check list
  che evidenzia la presenza o l’assenza dei documenti ritenuti necessari in base alla tipologia di vendita.
• Suddivisione delle cartelline di vendita destinate al back office sulla base del gruppo di venditori assegnato e del brand di riferimento.
• Gestione della pratica di finanziamento.
• Creazione di un intuitivo pannello di controllo per monitorare lo stato di avanzamento del processo, sulla base delle attività svolte o ancora da svolgere.
• Digitalizzazione smart della cartellina cliente e delle relazioni reciproche tra i vari documenti raccolti, per facilitare la ricerca e semplificare la consultazione.

L’integrazione diretta della piattaforma Arxivar con il DMS Keyloop ha quindi permesso di ottenere:

• Archiviazione e classificazione automatica di tutti i documenti generati dal DMS, senza necessità di utilizzare barcode adesivi o di procedere alla scansione manuale delle stampe cartacee.
• Completamento automatico, nei vari step del processo, di dati presenti nel DMS, senza necessità di ridigitare manualmente informazioni già inserite nel DMS (grazie alle tecnologie API).

Inoltre, grazie alla tecnologia del SingleSignOn (unico accesso per due sistemi), gli utenti del DMS possono consultare tutti i documenti archiviati su Arxivar direttamente dal DMS, grazie ad una semplice impostazione dei filtri di ricerca, senza dover uscire dal gestionale e abbandonare così il lavoro in essere.

• Diminuzione dei tempi di archiviazione
• Ottimizzazione e monitoraggio continuo del processo di vendita
• Facilità e velocità nella ricerca di qualsiasi documento nella cartellina cliente
• Risparmio di carta e di risorse

Benefici

Il concessionario, grazie a Digital Documents è entrato in una nuova era: quella della digitalizzazione, che gli ha permesso di migliorare l’efficacia dei processi aziendali, anche nell’ottica della riorganizzazione del lavoro determinata dall’introduzione dello smart working.