Digitalizzazione documentale per controllo attività e provvigioni della rete agenti | ARXivar

L’azienda richiedente, leader nella produzione di materiali per il mondo odontoiatrico, ci ha espresso l’esigenza di implementare in maniera strutturata ed il più possibile automatizzata il flusso dei documenti legati alle provvigioni dei propri agenti.

Il disegno del processo includeva la gestione di diverse tipologie di documenti (fattura proforma, storni e riaccrediti, elenco delle fatture dei clienti finali) e coinvolgeva un numero piuttosto rilevante di agenti, pari a circa 250 unità in più paesi europei.

Il management aziendale doveva inoltre aver modo di monitorare la produzione, l’invio e l’apertura (ad opera dei destinatari) dei vari documenti, con l’obiettivo di avere pienamente sotto controllo l’intero processo. Infine, ma non meno importante, era sentita la necessità di alleviare gli oneri di gestione a carico del personale interno, attraverso la massima automatizzazione possibile di tutte le fasi dell’attività.

Per poter ottemperare ai desiderata del cliente, abbiamo dapprima provveduto a collegare la piattaforma ARXivar al sistema gestionale dell’azienda, in modo tale da poter acquisire immediatamente i documenti ed i metadati interessati al processo, non appena prodotti, senza alcun intervento manuale dell’operatore.

Attivato in questo modo il workflow, il secondo step ha comportato l’attribuzione di ogni documento all’agente di competenza, tramite lettura vettoriale delle informazioni chiave direttamente dal documento stesso.

Eseguita questa fase , l’utilizzo del modulo  ARXLink  ha consentito sia di inviare via e-mail tutta la documentazione specifica ad ogni agente, sia di  verificare internamente l’effettiva apertura dei documenti allegati da parte dei destinatari.

L’adozione di questo workflow ha evidenziato fin da subito vantaggi rilevanti:

• Rapidità di esecuzione: essendo totalmente automatizzato nelle sue fasi, il flusso non presenta i “tempi morti” che spesso lo caratterizzavano in passato, quando era interamente demandata all’operatore la gestione di ogni singolo passaggio oltre che il tempo di generare manualmente  centinaia di mail.
• Certezza di contenuti: per come è stato strutturato, il task di acquisizione dei documenti da inviare attraverso ARXLink, garantisce che non vi siano dubbi circa il numero e la tipologia dei documenti da gestire: sono “proprio tutti “ e “proprio quelli”, sempre e comunque.
• Monitoraggio in tempo reale dell’attività: grazie al coinvolgimento di ARXivar in tutte le fasi di gestione, è possibile verificare lo stato di ogni singolo invio e l’avvenuta apertura, ad opera del ricevent;, dei documenti inviati attraverso una interfaccia semplice ed intuitiva fruibile direttamente dall’utente deputato (niente log complessi da richiedere all’IT dell’azienda).