Soluzione realizzata da ISS Innovative Software Solutions
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Oltre alla digitalizzazione di tutta la documentazione aziendale derivante dalla normale operatività quotidiana si voleva realizzare un ambiente di condivisione controllato e completo per consentire, ai clienti dell’azienda con precisi permessi di riservatezza, di poter disporre in tempo reale di tutta la documentazione tecnica, logistica, amministrativa e riservata di loro competenza in modo completo.
Realizzazione
Tramite ARXivar ed i suoi tools è stato possibile automatizzare l’archiviazione di tutta la documentazione aziendale derivante da diversi sistemi informativi (ERP, CRM, Mail Server, e strumenti di scansione).
Sono stati quindi implementati tutti i processi di WorkFlow necessari affinché il singolo documento potesse essere gestito dall’inizio alla fine in modalità totalmente digitale. Ogni operatore, in base alla propria area di competenza, ha a disposizione un portale dedicato con specifiche funzioni di ricerca e, se previsto, di archiviazione, per poter accedere alla documentazione aziendale in autonomia e con elevati livelli di sicurezza sul singolo dato.
La documentazione aziendale è stata poi messa a disposizione dell’intero parco clienti con precisi criteri di condivisione sulla base di permessi specifici sui singoli documenti. Il cliente dell’organizzazione, tramite un portale web a lui dedicato e regolato da criteri di accesso a più fattori (MFA) ha accesso alla porzione di dati e documentazione a lui dedicata suddivisa per tipologia e aggiornata in tempo reale. Il portale cliente è completato da una Dashboard grafica dedicata all’analisi del numero di interventi tecnici eseguiti con la possibilità di filtrare i dati per periodo.
Risultati
L’intera documentazione aziendale, derivante da fonti differenti sia software che analogiche, è stata completamente digitalizzata. Il file nasce, viene lavorato e archiviato in formato digitale.
Sono stati eliminate le duplicazioni dei documenti e razionalizzata l’intera gestione delle informazioni aziendali tramite workflow specifici per tipologia di gestione.
Sono stati ridotti del 70% i tempi di ricerca e di condivisione di documenti ed informazioni per ogni singolo utente.
La documentazione è immediatamente a disposizione di chi la deve utilizzare, sia esso un utente interno all’organizzazione sia esso un utente esterno (clienti o consulenti).
ISS Innovative Software Solutions
ISS Innovative Software Solutions si occupa ormai da più di un decennio di accompagnare le organizzazioni nel loro processo di digitalizzazione tramite l’adozione di soluzioni software innovative e mettendo a disposizione l’esperienza e le competenze di tutti i nostri collaboratori per ottenere risultati concreti e i migliori benefici derivanti dalle più moderne tecnologie.
