Soluzione realizzata da ONEDOC

Settore: Automotive

Funzione: Vendite

Digitalizzazione dei documenti concessionarie auto: un’esigenza per snellire i processi

In media, ogni pratica legata alla vendita di un’auto richiede la compilazione di 120 documenti. Immaginate il tempo da impiegare per un processo analogico ed il tempo da impiegare optando per un processo di digitalizzazione dei documenti. Facile capire che il confronto non regge.

Sono sempre di più le concessionarie auto che hanno la necessità di disporre di una gestione più agile ed organica di tute le fasi di vendita di un’autovettura: dall’archiviazione della documentazione alla raccolta dei dati mediante form dedicati, dall’organizzazione in fascicoli elettronici dei documenti annessi al processo fino alla possibilità di una consultazione veloce e semplice da parte delle persone coinvolte, cliente o concessionario che sia.

In sintesi? Parliamo della digitalizzazione dei documenti per la vendita di auto in concessionaria; è stata questa l’esigenza che è emersa.

Digitalizzazione dei documenti con ARXivar: tutti gli step del progetto

Quando si va in concessionaria e si sceglie di acquistare un’auto inizia un processo di compilazione documenti lungo e difficile da gestire. Sia il venditore sia il cliente, vengono, infatti, sommersi da carte da dover firmare e conservare. Immaginate di fare tutto in modalità paperless grazie alla digitalizzazione dei documenti.

OneDoc con ARXivar ha realizzato un portale dedicato alla gestione delle cartelle di vendita con l’obiettivo di snellire tutte le procedure di archiviazione, firma e consultazione della documentazione con un processo di digitalizzazione dei documenti. Viene tutto digitalizzato a partire dalla creazione del preventivo inviato, con un semplice clic, direttamente per e-mail al cliente.

Una volta che il preventivo risulta accettato e si genera il contratto, il venditore procede, in modo molto semplice, con l’inserimento di tutte le altre informazioni essenziali per portare avanti la pratica e quindi aggiunge ove necessario:

  • Finanziaria
  • Ecobonus
  • Permuta
  • Iva agevolata e/o leasing

Sul portale sono, infatti, già predisposti dei form dedicati all’inserimento di queste informazioni in pochi e semplici passaggi a disposizione del venditore che cura la pratica.

Parliamo, dunque, di processi automatizzati. Si procede per step: completato il primo, arriva il secondo, poi il terzo e così via. La piattaforma, sulla base delle informazioni raccolte, propone modelli già compilati e tutti i documenti necessari alla prosecuzione della pratica. Il venditore può, quindi, sottoporre tutto al cliente per le firme del caso senza dimenticare alcun passaggio.

Quanto alla firma, lo stesso portale è integrato anche con il servizio di firma elettronica (grafometrica oppure OTP).

E alla fine del processo cosa accade? È interessante vedere come, pian piano, i documenti anagrafici del cliente, il contratto firmato elettronicamente e tutta la documentazione annessa al processo risultano automaticamente organizzati all’interno di un fascicolo elettronico dedicato alla pratica.

Fascicolo che può essere inviato direttamente per e-mail al cliente che dispone, così, di tutta la documentazione legata alla sua pratica in formato digitale, ben organizzata e consultabile in qualsiasi momento.

Ad essere monitorata, inoltre, è anche la fase finale di immatricolazione dell’auto: l’Agenzia Pratiche Auto riceve direttamente dal portale la segnalazione relativa alla vendita e dispone di form per l’inserimento dei documenti necessari alla consegna finale della vettura.

La digitalizzazione dei documenti consente, dunque, a tutte le persone coinvolte di essere costantemente allineati sullo stato di avanzamento della pratica.

Digitalizzazione dei documenti: quali benefici?

Importanti benefici sono stati riscontrati grazie all’attività di digitalizzazione dei documenti del processo di vendita.

Un importante saving è stato applicato sia in termini di tempo sia di costi. Ecco alcuni dati:

  • Ben il 70% delle comunicazioni avveniva via e-mail o fax. Il portale ha ottimizzato la gestione di tutte le comunicazioni, rendendole automatizzate e garantendo un risparmio del 60% di tempo dedicato a queste attività.
  • Nel processo di vendita numerosi sono i momenti di interazione con i fornitori (Es: Agenzia Pratiche Auto). Lo scambio di comunicazioni e documenti tra cliente e fornitore è stato reso più veloce, automatizzato e soprattutto più controllato tanto da portare ad una riduzione dei tempi dedicati a queste attività pari addirittura al 90%.
  • L’importante mole di documenti interessata dal processo viene automaticamente organizzata in fascicoli dedicati alla singola pratica di vendita/del cliente. Ciò consente di reperire i file in tempi drasticamente ridotti (riduzione del 70%) permettendo di impiegare le risorse nella gestione di attività a maggior valore aggiunto.

Partner: ONEDOC

ONEDOC

1Doc opera nel mondo IT con particolare focus sullo sviluppo di soluzioni innovative mirate alla digitalizzazione dell'ufficio.

Comprendere a fondo le esigenze dei Clienti, interpretarle e tradurle in una offerta personalizzata è la mission della 1Doc.

La proposta offerta è progressiva e modulare, concordata insieme al cliente, una fase dopo l’altra: dall’ideazione all’analisi, dalla progettazione alla realizzazione, dai test di collaudo all’affiancamento al personale e la formazione. Attraverso il proprio team di esperti è garantita, inoltre, una costante presenza con dei servizi post vendita al fine di mantenere la promessa di valorizzare gli asset dei propri clienti ed affiancarli nel raggiungere obiettivi sempre più importanti.

Da tempo 1Doc è Business Partner AbleTech al fine di offrire soluzioni strategiche e certificate nell'ambito della Gestione Documentale e dei Processi Aziendali.

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