Soluzione realizzata da PRESENT

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza:

Una catena di supermercati gestisce annualmente milioni di documenti tra anagrafiche, contratti e schede di prodotto create tramite appositi modelli. Vista la mole di documenti da gestire e la complessità dei processi di approvazione degli stessi, essa richiede una soluzione in grado di eliminare per quanto possibile la carta, digitalizzando i documenti ed ottimizzando in maniera significativa tutti i processi di approvazione dei materiali e degli ordini di acquisto. Viene inoltre richiesta l’integrazione con Aruba per poter firmare direttamente i documenti all’interno del sistema ARXivar.

I flussi di approvazione richiesti sono abbastanza complessi e molti attori ne sono coinvolti. Viene inoltre richiesto che i documenti possano avere informazioni a corredo e abbiano la possibilità di essere revisionati. La gestione delle revisioni è complessa e deve permettere di mostrare la storia del documento dall’ingresso nel sistema all’ultimo aggiornamento. Per la gestione di tutti i documenti viene richiesta la possibilità di avere uno strumento in grado di inviare al cliente il documento in maniera sicura, avendo la possibilità di tracciarne l’apertura e di inviare solleciti. Qualora venga fatta una richiesta di un documento esistente, ARXivar si occupa di riaprire il flusso di approvazione permettendo l’interazione e la richiesta di modifiche con il fornitore.

La soluzione deve permettere diversi livelli di accesso con diverse riservatezze e layout grafici customizzati in base al ruolo dell’utente. Lo strumento deve essere accessibile da qualsiasi dispositivo (Smartphone, Tablet, PC).

Realizzazione:

L’obbiettivo era quello di gestire l’intera problematica con ARXivar.

È stata, quindi, implementata una serie di processi di gestione dei documenti nella quale sia il cliente sia i propri fornitori interagiscono in maniera veloce e pratica.

Inoltre, è stato integrato Aruba così da consentire all’utente di firmare i documenti senza doverli prima stampare. I documenti sono stati archiviati con l’inserimento di metadati. In questo modo è più facile ricercarli e appariranno all’interno del portale in modo ordinato.

Per di più ARXivar permette di non perdere i documenti vecchi (sostituiti con quelli nuovi), tramite la gestione delle revisioni, così da poterli “ripescare” in caso di necessità ed in caso di contestazione con il fornitore.

I flussi implementati con la suite di ARXivar consentono di inviare i documenti tramite condivisioni in maniera sicura, di sapere se il destinatario la apre o meno, di sollecitarlo nel caso in cui non l’avesse ancora aperta e di creare un’interfaccia personalizzata sulle esigenze del cliente tramite la customizzazione della pagina web.

Il fornitore in questo modo può gestire i documenti all’interno del processo tramite un portale customizzato in base alle sue esigenze.

Risultati:

La soluzione ha saputo ridurre drasticamente l’utilizzo della carta in azienda andando a digitalizzare buona parte dei documenti archiviandoli all’interno del portale in modo ordinato per facilitarne la ricerca.

Inoltre il sistema permette di fascicolare automaticamente i documenti e relazionarli.

Per quanto riguarda il flusso, ha permesso di:

  • ottimizzare i tempi
  • assegnare ad ogni attore coinvolto un task in modo automatico e attraverso gli strumenti presenti
  • svolgere delle funzionalità che prima venivano svolte su carta

All’interno del portale vengono oggi gestiti tutti i documenti tra il cliente e i propri fornitori, dalla gestione delle schede articolo alla firma dei contratti alla stesura di nuovi accordi quadro tra loro in base a dei metadati.

Partner: PRESENT

PRESENT

Chi siamo


1989 – Il debutto di Pride

Le radici di Present affondano in Pride, società nata nel 1989 dall’intuizione imprenditoriale dell’ingegner Antonio Giugliano. Durante i primi dieci anni di vita, la società si impone come uno dei principali player del settore ICT italiano.

Il quartier generale è a Milano, ma, per garantire la necessaria copertura territoriale sono aperte anche le sedi di Roma, Napoli e Padova, offrendo sia servizi di consulenza sia integrazione di sistemi.

Le soluzioni spaziano dagli OSS (Operation Support Systems) e i BSS (Business Support Systems) all’offerta di Application Management e System Management per operatori fissi e mobili e per network providers, oltre che VAS (Value Added Services) per reti fisse e mobili e servizi di Quality Assurance (testing).

Dal 2009 un nuovo percorso

Dall’esperienza Pride, nel 2009, nasce Present, con un obiettivo preciso: supportare i percorsi di trasformazione digitale delle imprese e delle PA attraverso soluzioni che abilitino l’innovazione tecnologica e di business. Nel tempo, la struttura cresce e si amplia organicamente e attraverso una sequenza di acquisizioni, raggiungendo nel 2020 un fatturato di 105 milioni di euro e superando i 1.500 collaboratori.

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