Soluzione realizzata da PRESENT

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza:

Una catena di supermercati gestisce annualmente milioni di documenti tra anagrafiche, contratti e schede di prodotto create tramite appositi modelli. Vista la mole di documenti da gestire e la complessità dei processi di approvazione degli stessi, essa richiede una soluzione in grado di eliminare per quanto possibile la carta puntando alla digitalizzazione dei documenti ed ottimizzando in maniera significativa tutti i processi di approvazione dei materiali e degli ordini di acquisto. Viene inoltre richiesta l’integrazione con Aruba per poter firmare direttamente i documenti all’interno del sistema ARXivar.

I flussi di approvazione richiesti sono abbastanza complessi e molti attori ne sono coinvolti. Viene inoltre richiesto che i documenti possano avere informazioni a corredo e abbiano la possibilità di essere revisionati. La gestione delle revisioni è complessa e deve permettere di mostrare la storia del documento dall’ingresso nel sistema all’ultimo aggiornamento. Per la gestione di tutti i documenti viene richiesta la possibilità di avere uno strumento in grado di inviare al cliente il documento in maniera sicura, avendo la possibilità di tracciarne l’apertura e di inviare solleciti. Qualora venga fatta una richiesta di un documento esistente, ARXivar si occupa di riaprire il flusso di approvazione permettendo l’interazione e la richiesta di modifiche con il fornitore.

La soluzione deve permettere diversi livelli di accesso con diverse riservatezze e layout grafici customizzati in base al ruolo dell’utente. Lo strumento deve essere accessibile da qualsiasi dispositivo (Smartphone, Tablet, PC).

Realizzazione:

L’obbiettivo era quello di gestire l’intera problematica con ARXivar.

È stata, quindi, implementata una serie di processi di gestione dei documenti nella quale sia il cliente sia i propri fornitori interagiscono in maniera veloce e pratica.

Inoltre, è stato integrato Aruba così da consentire all’utente di firmare i documenti senza doverli prima stampare. I documenti sono stati archiviati con l’inserimento di metadati. In questo modo è più facile ricercarli e appariranno all’interno del portale in modo ordinato.

Per di più ARXivar permette di non perdere i documenti vecchi (sostituiti con quelli nuovi), tramite la gestione delle revisioni, così da poterli “ripescare” in caso di necessità ed in caso di contestazione con il fornitore.

I flussi implementati con la suite di ARXivar consentono di inviare i documenti tramite condivisioni in maniera sicura, di sapere se il destinatario la apre o meno, di sollecitarlo nel caso in cui non l’avesse ancora aperta e di creare un’interfaccia personalizzata sulle esigenze del cliente tramite la customizzazione della pagina web.

Il fornitore in questo modo può gestire i documenti all’interno del processo tramite un portale customizzato in base alle sue esigenze.

Risultati:

La soluzione ha saputo ridurre drasticamente l’utilizzo della carta in azienda andando a digitalizzare buona parte dei documenti archiviandoli all’interno del portale in modo ordinato per facilitarne la ricerca.

Inoltre il sistema permette di fascicolare automaticamente i documenti e relazionarli.

Per quanto riguarda il flusso, ha permesso di:

  • ottimizzare i tempi
  • assegnare ad ogni attore coinvolto un task in modo automatico e attraverso gli strumenti presenti
  • svolgere delle funzionalità che prima venivano svolte su carta

All’interno del portale vengono oggi gestiti tutti i documenti tra il cliente e i propri fornitori, dalla gestione delle schede articolo alla firma dei contratti alla stesura di nuovi accordi quadro tra loro in base a dei metadati.

Partner: PRESENT

PRESENT

Chi siamo


1989 – Il debutto di Pride

Le radici di Present affondano in Pride, società nata nel 1989 dall’intuizione imprenditoriale dell’ingegner Antonio Giugliano. Durante i primi dieci anni di vita, la società si impone come uno dei principali player del settore ICT italiano.

Il quartier generale è a Milano, ma, per garantire la necessaria copertura territoriale sono aperte anche le sedi di Roma, Napoli e Padova, offrendo sia servizi di consulenza sia integrazione di sistemi.

Le soluzioni spaziano dagli OSS (Operation Support Systems) e i BSS (Business Support Systems) all’offerta di Application Management e System Management per operatori fissi e mobili e per network providers, oltre che VAS (Value Added Services) per reti fisse e mobili e servizi di Quality Assurance (testing).

Dal 2009 un nuovo percorso

Dall’esperienza Pride, nel 2009, nasce Present, con un obiettivo preciso: supportare i percorsi di trasformazione digitale delle imprese e delle PA attraverso soluzioni che abilitino l’innovazione tecnologica e di business. Nel tempo, la struttura cresce e si amplia organicamente e attraverso una sequenza di acquisizioni, raggiungendo nel 2020 un fatturato di 105 milioni di euro e superando i 1.500 collaboratori.

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