Soluzione realizzata da TALEA CONSULTING

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

L’esigenza era quella di far firmare, in azienda, documenti digitali con una modalità sicura. Ecco perché si è pensato alla firma elettronica documenti. Affinché un documento abbia valore, è essenziale, infatti, che vengano garantite sia l’integrità sia l’autenticità ed è quindi necessario assegnare la paternità dei dati attraverso l’apposizione di una firma.

Oggi giorno, infatti, si trovano spesso in azienda documenti in formato digitale ed è complesso riuscire ad attribuirli univocamente ad un soggetto. Un problema, questo, che è risolvibile con la firma elettronica o la firma grafometrica.

Nella firma elettronica, infatti, sono raccolti tutti i dati necessari ad identificare la persona che la possiede. Così viene garantita la sicurezza dei documenti che ognuno firma.

Realizzazione

Ecco tutte le soluzioni ARXivar studiate per dare una risposta efficace a questa esigenza:

Firma Elettronica Semplice (FES)

È possibile apporre una firma elettronica documenti utilizzando i meccanismi di:

  • Click to Sign: Cliccando sul campo firma vengono apposte tutte le informazioni collegate al firmatario (nome, mail, indirizzo IP, timestamp, localizzazione)
  • Type to Sign: Il destinatario firma digitando il proprio nome che viene riportato in corsivo sul campo firma
  • Draw to Sign: Il firmatario disegna la propria firma con il dito, una penna o il mouse

Firma Elettronica Avanzata (FEA)

I meccanismi descritti sopra possono essere utilizzati per implementare una FEA, se viene rispettato quanto previsto dall’art.57 del DPCM 22/03/2013. La firma elettronica avanzata può essere implementata grazie all’utilizzo di:

  • OTP SMS che permette di firmare con una strong authentication
  • Firma Grafometrica con l’acquisizione dei dati biometrici rilevati durante l’apposizione della firma sui dispositivi supportati

Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

È possibile firmare digitalmente un documento con FEQ utilizzando:

  • Certificato digitale remoto rilasciato da Certification Authority. Per firmare basta inserire il nome utente per la Firma Remota, il PIN e la One Time Password
  • Certificato digitale di tipo Disposable (usa e getta) che consente di firmare inserendo One Time Password
  • Certificato digitale su SmartCard/USB Token che consente di firmare inserendo il PIN

Firma Grafometrica su device Wacom

La soluzione T-SIGNER permette l’acquisizione sui PDF dei dati biometrici rilevati durante l’apposizione della firma sui dispositivi supportati.

Soluzione, che non richiede integrazione con le applicazioni ERP, prevede che il PDF da firmare venga posizionato in una determinata directory, monitorata dal servizio T-SIGNER che attiva la richiesta di Firma Grafometrica tramite tavoletta Wacom collegata.

È possibile attivare il servizio in maniera puntuale su ogni singolo documento o monitorare diversi file PDF generanti da altre postazioni ed abilitare la firma in una postazione dedicata. Il PDF firmato, sempre tramite il servizio T-SIGNER, viene poi inviato ad opportune cartelle che conterranno cosà i PDF Firmati con valore legale.

Risultati

Fra i principali benefici troviamo:

  • riduzione documenti cartacei e invio tramite e-mail del documento firmato
  • garanzia di sicurezza, privacy e valore legale
  • velocità, precisione e praticità  nell’apposizione delle firme su DDT, ordini, contratti di diverso tipo, consegna DPI, approvazione di documenti, moduli e autorizzazioni privacy, ingressi, ecc che vengono cosà firmati e archiviati in maniera organizzata, ricercabile e sicura.

TALEA CONSULTING

Talea Consulting - Gold Partner ARXivar - opera in ambito EIM: Gestione Elettronica dei Documenti, BPM ed in generale all'insieme di strumenti che consentono la gestione dei documenti prodotti e ricevuti all'interno di un'organizzazione, indipendentemente dal loro formato. Nata a gennaio 2014 dall'incontro tra VM Sistemi e un team di Professionisti accomunati da una profonda esperienza consulenziale maturata negli anni, opera basandosi su fondamentali valori quali concretezza, affidabilità , competenza e grande capacità  di collaborazione in sinergia con le esigenze specifiche dei clienti.

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