Soluzione realizzata da NEXT Group
Settore: Multisettore
Funzione: Vendite
Esigenza
Quando in azienda si raggiungono grandi volumi in termini di documenti da gestire (offerte, ordini etc etc.), gli operatori dei vari uffici devono aumentare l’attenzione e coordinarsi al meglio, oppure si rischia di dimenticare alcune pratiche o di lavorare con ritmi completamente sbilanciati ed altalenanti tra operatori diversi.
L’esigenza è stata quella di avere un sistema efficace di allocazione dei carichi di lavoro per rendere il lavoro di ogni singolo operatore il più efficiente possibile. Inoltre, tale sistema ha tenuto conto anche delle ferie e dei permessi di ogni singolo operatore.
Realizzazione
Nel progetto realizzato con ARXivar, inizialmente sono stati creati due account mail distinti: uno dedicato alle offerte e l’altro agli ordini.
In ufficio ci sono cinque persone che si occupano indistintamente delle offerte e degli ordini, e i clienti sono consapevoli di dover scrivere all’apposito account a seconda della necessità.
Monitorando le caselle in entrata, ARXivar, ogni volta che arriva un’offerta o un ordine, somma le offerte e gli ordini che sta gestendo ogni singolo operatore e assegna il nuovo task a quello con il numero minore.
In questo modo, colui che prende in carico il nuovo ordine/offerta è sempre l’operatore più scarico. Inoltre, in questo computo, si tiene conto degli ordini/offerte gestiti anche se non ancora conclusi del tutto, così da evitare che siano considerati nel calcolo anche ordini/offerte già gestiti e affidati ad uno stato avanzato del workflow.
Il lavoro dell’operatore per tali task è già concluso, anche se effettivamente il processo correlato a tale ordine/offerta non è ancora terminato. È possibile anche disabilitare/abilitare a piacimento un utente alla gestione delle offerte/ordini per un periodo più o meno definito; l’allocazione dei carichi terrà conto anche di questi eventuali vincoli.
In ultimo, nell’allocazione dei carichi di lavoro vengono considerate anche le ferie e i permessi. Infatti, una volta confermati nell’apposita sezione i giorni di ferie oppure le ore relative ad un permesso, gli operatori interessati saranno esonerati dal calcolo e non conteggiati nella distribuzione dei carichi di lavoro per tale periodo.
Risultati
Nel progetto realizzato con ARXivar, sono stati raggiunti i seguenti benefici:
- Eliminazione di colli di bottiglia nel workflow di gestione delle offerte e degli ordini
- Allocazione corretta dei carichi di lavoro degli operatori
- Contemplazione di vincoli, ferie e permessi all’interno del calcolo di distribuzione
NEXT Group
Next Srl è la holding di un gruppo aziendale che aiuta le PMI a trovare le soluzioni più adatte a comprendere le nuove tecnologie per la gestione dei flussi informativi. Realizza progetti che consentono di gestire e analizzare l'andamento dell'azienda con estrema precisione, puntualità ed efficacia. Offre soluzioni a 360°, che spaziano dall'ERP al MES, dal Server alla BI; come BPM e Documentale la scelta non poteva che ricadere sull'eccellenza italiana Arxivar.
Il punto di forza di Next è sicuramente il metodo di lavoro e la professionalità e preparazione delle risorse che contribuiscono costantemente alla crescita del gruppo.
