Edilflow: migliora i processi aziendali

Una problematica tipica delle aziende del settore edile riguarda la quantità di file documentali sparsi in diverse cartelle sui dispositivi dei dipendenti, giri di email, duplicati e quindi, inefficienza.

L’implementazione di Edilflow, l’interfaccia di ARXivar creata appositamente per incontrare le esigenze del settore dell’edilizia,  permette di organizzare i processi aziendali tramite un flusso di lavoro ben definito.

Ecco un esempio concreto: arriva una richiesta di ordine da parte di un cliente, non appena viene confermata dall’addetto, il sistema lo guida nella compilazione dei dati essenziali e dei documenti di sicurezza del cantiere. Da questo momento, il cantiere viene governato da step che andranno portati a termine con scadenze e remind predefiniti fino alla chiusura del cantiere stesso. A questo punto, tutto è reperibile in qualsiasi momento all’interno di fascicoli appositi, perfettamente organizzati: richieste di offerta, preventivi, documenti, subappalti e step di lavoro.

Il processo di gestione delle informazioni e dei documenti viene realizzato dando vita a un sistema che agevola le imprese edili nell’organizzazione di burocrazie e documenti spesso difficili da archiviare e regolamentare.

Gestione dipendenti e noleggi

Corsi, certificati e patenti: abbiamo realizzato un workflow che gestisce le scadenze ed i rinnovi delle patenti e dei vari certificati dei dipendenti. Attraverso una maschera di inserimento dati prende il via il flusso aziendale che regolamenterà la gestione dei dipendenti e, analogamente, quella dei noleggi.

Una volta profilato il documento con i dati, il workflow gestirà la data di scadenza e, quando sarà prossima, avviserà l’utente tramite notifica email della necessità dell’intervento (esito della scadenza). Se questo esito viene confermato, verrà creata automaticamente la prossima data di scadenza sulla base del campo Rinnovo, altrimenti il flusso di lavoro avrà termine.

Attraverso lo stesso flusso, vengono gestiti anche i noleggi dei mezzi con le relative scadenze.

Gestione cantieri

Il flusso di gestione del cantiere inizia con la richiesta d’offerta da parte di un cliente. Tale offerta viene creata da un’apposita maschera di inserimento dei dati essenziali.

Una volta accettata l’offerta, il workflow della gestione del cantiere si innesca richiedendo l’inserimento dei dati anagrafici del cantiere e, successivamente, l’inserimento di documenti e file relativi alla sicurezza cantiere.

Il flusso si sviluppa attraverso Step di Avanzamento rappresentati da: diversi lavori consecutivi necessari per concludere il cantiere, subappalti ed infine la conclusione del cantiere.

Fascicolazioni

Documenti ed informazioni eterogenee (PDF, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad uno stesso cantiere o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale.

Tutti i documenti inseriti vengono raccolti in dei fascicoli, correttamente nominati e categorizzati, così da essere facilmente archiviati e ricercati. I fascicoli sono divisi per categorie quali: Acquisti (Noleggi e materiali), Dipendenti (Patenti e certificati), Cantieri, con tutti i documenti propri di ciascun flusso di gestione.

I risultati ottenuti dall’implementazione di un sistema di gestione dei processi sono molteplici:

Utente guidato

ARXivar definisce azioni, vincoli, tempi e partecipanti delle attività. L’utente è guidato sulle azioni da compiere per ogni task del processo.

Prestazioni monitorate

ARXivar monitora e misura le prestazioni di ogni processo per identificare eventuali aree di inefficienza e colli di bottiglia.

Flussi di lavoro

Gestione dei flussi di lavoro e dei documenti relativi ai cantieri ed ai dipendenti di un’impresa edile.

Regole di processo

Con l’utilizzo del gestore documentale Arxivar, automatizzare le regole di processo che governano i  dipendenti e i lavori da svolgere per ciascuno dei tuoi cantieri sarà immediato e semplice.

Gestione dei cantieri

Edilflow è la soluzione studiata per ottimizzare i processi di gestione dei cantieri, dall’acquisto di materiale alla chiusura dei lavori.

Step by step

Ogni step viene definito e affidato ai soggetti responsabili, con remind di scadenze e procedura guidata nell’archiviazione di documenti e files utili alla corretta conclusione del cantiere, senza perdite di dati e/o tempo prezioso.