Soluzione realizzata da Brain System

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Fattura elettronica passiva: dalla ricezione alla registrazione sul gestionale

L’esigenza che è emersa è stata quella di avere un sistema di ricezione e monitoraggio delle fatture elettroniche passive integrato all’interno di un flusso di approvazione che permetta la registrazione della fattura all’interno del gestionale.

La fatturazione elettronica in generale e quella passiva nello specifico, ha portato grandi vantaggi nel mondo dell’amministrazione in termini di sicurezza e correttezza proprio delle fatture. La sua gestione, però, se non correttamente configurata può essere scomoda sia per l’invio sia per la ricezione. Spesso è, infatti, necessario integrare in un gestionale la ricezione delle fatture passive da SdI.

Adesso questa operazione può essere addirittura completamente automatizzata in base alle funzionalità del gestionale.

Fattura elettronica passiva: il processo con ARXivar

ARXivar permette una gestione della fatturazione elettronica passiva user friendly e immediata tramite l’utilizzo delle viste e dei relativi stati. A questo si aggiunge la possibilità di convertire il file XML in un PDF facilmente leggibile.

Questi vantaggi non sacrificano la possibilità di gestire ed esportare i file XML in quanto la fattura PDF e l’XML originale sono gestiti in due classi diverse. Il processo si articola nei seguenti step:

  1. La fattura viene ricevuta in ARXivar, messa in stato «da approvare» e, in base a diversi criteri, smistata all’ ufficio di competenza
  2. L’utente decide se approvare o rifiutare con commento la fattura; questo permetterà di gestire eventuali reclami al fornitore ancora prima della registrazione (che dovrà comunque avvenire)
  3. Il relativo file XML viene, quindi, esportato in una cartella rimuovendo la firma elettronica ed eventualmente aggiungendo dati parlanti al nome file

A questo punto possiamo avere due casistiche in base alle esigenze del cliente:

  1. Un task chiede all’ utente che si occupa della registrazione di inserire la fattura all’ interno del gestionale e concludere l’operazione così la fattura diventa «registrata»
  2. La fattura è in stato «da registrare», si aspetta di farlo controllando periodicamente e automaticamente, tramite query, l’avvenuta registrazione su gestionale e una volta concluso il processo si passa tutto in stato «registrata»

Fattura elettronica passiva: quali risultati?

Grazie ad ARXivar il processo di approvazione e registrazione della fattura elettronica passiva da SdI ha subito numerosi miglioramenti tra i quali:

  • Facilità nel capire quali fatture sono state registrate o meno
  • Possibilità di integrare automatismi nella registrazione fatture
  • Gestione precisa e semplice di eventuali fatture non corrette o non approvate
  • Possibilità di effettuare ricerche massive sulle fatture ricevute
  • Facile lettura della fattura (PDF) e possibilità di condividerla via mail

Partner: Brain System

Brain System

Brain System è azienda Partner Able Tech dal 2011 e si occupa da 25 anni di soluzione ERP integrate con le soluzioni ARXivar ed i Servizi IX.

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