Soluzione realizzata da LUTECH

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza:

Il cliente, top player della logistica industriale, aveva la necessità di gestire in modo centralizzato ed efficiente le fatture attive e passive e le relative note di credito, sia italiane sia estere, eliminando le attività manuali e riducendo così il rischio di errore umano grazie all’automatizzazione dei processi.

Realizzazione:

Le fatture nazionali attive e passive, attraverso il sistema documentale ARXivar e le sue funzionalità di WorkFlow Management, e la relativa conservazione a norma sono state gestite grazie all’integrazione con il sistema ERP e i servizi di ABLE Tech.

Il processo implementato prevede l’invio e la ricezione delle fatture attive e passive verso e dallo SDI, garantendo:

  • Completa automatizzazione del processo di gestione dei documenti fattura dalla fase di produzione a quella di archiviazione.
  • Importazione nel sistema documentale ARXivar delle notifiche in formato XML (come ricevute da SDI) e collegamento al documento originale per tracciarne le fasi di gestione.
  • Aggiornamento dello stato del documento in ARXivar sulla base delle notifiche, a vantaggio degli utenti.
  • Fascicolazione dei documenti per specifiche classi documentali.

Per le fatture estere, ARXivar legge i documenti in formato PDF e li importa nel sistema documentale. Successivamente i documenti sono sottoposti ad un ARXivar WorkFlow che li invia al servizio dedicato per la conservazione a norma.

Risultati:

L’adozione di ARXivar e del suo sistema di WorkFlow Management per gestire le fatture attive e passive, italiane ed estere, ha portato diversi effetti positivi sul lavoro quotidiano da parte degli operatori:

  • Considerevole risparmio in termini di tempo rispetto alle procedure manuali.
  • Tutti i metadati di profilo delle fatture sono completati in automatico leggendo il formato XML dei documenti.
  • L’invio in conservazione si è trasformato in un’attività massiva ed automatica gestita via software.
  • Verifiche in tempo reale del workflow con notifiche degli stati dei documenti.
  • Le funzioni implementate permettono agli utenti di individuare i documenti da gestire rispetto a quelli già gestiti.

Partner: Lutech

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Il cliente, top player della logistica industriale, con la necessità di gestire in modo centralizzato ed efficiente le fatture attive e passive e le relative note di credito, sia italiane che estere, eliminando le attività manuali e riducendo così il rischio di errore umano grazie all’automatizzazione dei processi.

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