Soluzione realizzata da ADAWEN

Settore: Multisettore

Funzione: Vendite

Esigenza:

L’esigenza è nata dal bisogno di conservare, secondo la normativa, le fatture in nome e per conto (NPC) già transitate attraverso il SDI. A ciò si è aggiunta la necessità di allegare alle stesse anche la rispettiva notifica del SDI per dare validità al documento.

Solitamente, la fattura è un documento fiscale emesso dall’azienda o dal professionista che cede un bene o un servizio, ma ci possono essere casi in cui questo documento viene emesso da un soggetto terzo per conto del prestatore, ovvero per conto dell’azienda o del professionista che deve emettere la fattura stessa.

La fatturazione conto terzi permette all’azienda o al professionista di delegare il processo di fatturazione a un terzo, che può essere un outsourcer oppure può essere il cliente destinatario stesso della fattura.

Realizzazione:

Il documento e la relativa notifica vengono creati, in questo caso, da Casa Madre che emette una fattura verso sé stessa per conto dell’azienda. La Holding, quindi, provvede all’invio dei documenti al SDI e li mette a disposizione dell’azienda, la quale può così iniziare il processo di conservazione digitale.

Una volta ricevuta la fattura NPC, l’utente designato dell’azienda appone la firma digitale sui documenti ed innesca il processo automatico di conservazione. Il workflow provvede alla creazione di un pacchetto di conservazione, se non è già presente negli archivi digitali, allegando alla fattura tutte le notifiche ricevute dal SDI che successivamente viene inviato in conservazione sul portale IX-CE.

Pre-requisitio:

Per poter essere implementato, questo specifico workflow necessita delle soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione digitali, i quali ricoprono un ruolo fondamentale completamento del ciclo e quindi della conservazione ai fini di legge.

Risultati:

L’adozione di questo workflow porta diversi effetti positivi sul quotidiano lavoro di conservazione digitale da parte dell’operatore.

  • Considerevole risparmio in termini di tempo rispetto alla procedura manuale
  • Tutti i metadati di profilo della fattura vengono completati automaticamente attraverso la lettura del formato XML del documento da conservare
  • L’invio in conservazione passa da una attività di caricamento di ogni singolo documento immesso manualmente dall’operatore nel sistema ad una attività massiva ed automatica da parte del software.
  • Monitoraggio in tempo reale del workflow, notificando lo stato step by step del documento attraverso le varie fasi del processo. Questa funzione consente all’operatore di poter capire in ogni momento quali sono i documenti da gestire o quelli già conservati

Partner: ADAWEN

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