Conservazione fatture d’acquisto automatica con workflow | ARXivar

Conservazione fatture d’acquisto automatica, in nome e per conto (NPC), secondo normativa e già transitate  attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): ecco l’esigenza emersa. A questo, si è aggiunta la necessità di allegare anche la notifica del Sistema di Interscambio in modo da garantire la validità del documento.

Generalmente, la fattura è quel documento fiscale che viene emesso da un’azienda o da un professionista che cede un bene o un servizio. Ci possono, però, essere casi in cui essa viene emessa da un soggetto terzo per conto del prestatore e cioè sempre per conto di quell’azienda o di quel professionista che deve emettere fattura. Risulta, dunque, sempre, essenziale seguire un processo  efficace di conservazione elettronica fatture.

La fatturazione conto terzi permette, quindi, di delegare il processo di fatturazione a un terzo, che può essere un outsourcer oppure può essere il cliente destinatario stesso della fattura.

Il processo di conservazione fatture d’acquisto, nel caso specifico, segue alcuni step:

• Il documento e la relativa notifica vengono creati, in questo caso, dalla casa madre che emette una fattura verso sé stessa per conto dell’azienda
• La holding, quindi, provvede all’invio dei documenti al Sistema di Interscambio e li mette a disposizione dell’azienda, la quale può così iniziare il processo di conservazione digitale
• Una volta ricevuta la fattura NPC, l’utente designato dell’azienda appone la firma digitale sui documenti ed innesca il processo automatico di conservazione fattura elettronica
• Il workflow provvede alla creazione di un pacchetto di conservazione fatture, se non è già presente negli archivi digitali, allegando tutte le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio che, successivamente, viene inviato in conservazione sul portale IX-CE.

Il prerequisito essenziale, affinché questo specifico workflow possa essere implementato è che ci siano le soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione digitale, che ricoprono un ruolo fondamentale per completare il ciclo e quindi la conservazione fatture ai fini di legge.

L’adozione di questo workflow per conservare fatture d’acquisto porta diversi effetti positivi sul lavoro quotidiano di conservazione digitale da parte dell’operatore.

• Considerevole risparmio in termini di tempo rispetto alla procedura manuale
• Tutti i metadati di profilo della fattura vengono completati automaticamente attraverso la lettura del formato XML del documento da conservare
• L’invio in conservazione passa da una attività di caricamento di ogni singolo documento immesso manualmente dall’operatore nel sistema ad una attività massiva ed automatica da parte del software.
• Monitoraggio in tempo reale del workflow, notificando lo stato, step by step, del documento attraverso le varie fasi del processo. Questa funzione consente all’operatore di poter capire in ogni momento quali sono i documenti da gestire o quelli già conservati