Fatture di acquisto: gestione semplice e processi automatizzati

L’approvazione o il rifiuto delle fatture di acquisto, se generati da un passaggio manuale dei documenti, porta via molto tempo. L’esigenza emersa è stata quella di velocizzare queste operazioni attraverso precise notifiche inviate direttamente agli utenti coinvolti, in base alle situazioni.

Il processo in questione nasce, quindi, dalla necessità di automatizzare il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto, evitando il passaggio manuale di documenti tra i diversi attori del procedimento.

Con l’utilizzo del software per la gestione documentale ARXivar, è stata data una risposta al bisogno di gestire l’approvazione delle fatture di acquisto attraverso processi automatizzati. Il progetto realizzato prevede i seguenti step:

1. Le fatture di acquisto, nel formato originale XML, vengono automaticamente recuperate dal relativo portale e arricchite con un PDF di più facile consultazione rispetto al formato standard.
2. Prima di archiviare le fatture di acquisto nel software documentale, assieme ai rispettivi allegati, viene popolato il campo note con una serie di informazioni fondamentali per la gestione del documento stesso.
3. Successivamente alla ricezione della fattura di acquisto, il sistema innesca in automatico il processo di approvazione. La figura designata come “approvatore” riceve la notifica dell’attività da eseguire (il task), dove ha la possibilità di decidere se approvare o rifiutare il documento. È previsto anche un processo che, per alcuni fornitori, provvede a gestire l’iter di approvazione in modo automatico, senza richiedere l’intervento di nessun utente.
4. La scelta degli “approvatori” è flessibile ed è possibile indicare più di una figura, in grado di indirizzare i flussi a seconda dell’area di competenza ed intervenire sulla fattura di acquisto stessa, inserendo commenti e allegando altri documenti.
5. Il processo di approvazione può prevedere una validazione aggiuntiva che confermi o meno la decisione dell’approvatore. Anche in questo caso, la figura designata riceve una notifica per procedere alla convalida, a seguito della quale la fattura termina il suo ciclo con l’esito scelto dall’approvatore (sia esso positivo o negativo).
6. È tuttavia facoltà del “validatore” (attore che si occupa della validazione aggiuntiva) quella di non confermare l’esito previsto dall’approvatore che riceverà un task con le indicazioni riguardo alle modifiche da apportare, innescando di nuovo il processo di approvazione.

È chiaro quindi che a seconda dell’organizzazione aziendale, è possibile costruire più livelli di verifica a seconda della tipologia di documenti in ingresso ed a seconda dell’importanza del fornitore da cui provengono.

Grazie al workflow automatico di ARXivar è possibile velocizzare l’intero processo di approvazione delle fatture di acquisto, eliminando i tempi di passaggio della documentazione da un attore all’altro.

Questo risultato si ottiene soprattutto attraverso la dematerializzazione completa del ciclo di approvazione delle fatture di acquisto avendo un maggior controllo di tutto il processo, grazie alle notifiche che si attivano ogni qualvolta è richiesta un’interazione da parte di una delle figure coinvolte.

In questo modo è possibile individuare, in ogni momento, lo stato di avanzamento di ogni singola fattura di acquisto all’interno del workflow e da quale attore si sta attendendo un’azione.