Flusso di gestione rimborso spese

La gestione del flusso di richiesta dei rimborsi spesa, in numerose realtà, avviene ancora tramite moduli e ricevute cartacee.

L’esigenza del reparto amministrativo delle aziende è quella di poter ricevere in modo digitalizzato – eliminando quindi l’uso della carta – i documenti necessari per il rimborso spese dei dipendenti come: rimborsi chilometrici, pezze giustificative di trasferte che comprendono biglietti di viaggio, pranzi/cene, etc.

Inoltre, si manifesta la necessità di generare un flusso organico e organizzato delle informazioni raccolte dal dipendente e destinate all’amministrazione, nel modo più automatizzato possibile, per non incorrere in errori o dimenticanze.

Questo meccanismo permette anche il controllo dei documenti con approvazione/rifiuto tramite pochi clic all’interno dell’interfaccia comune e familiare a tutti i dipendenti dell’azienda Arxivar.

Realizzazione di un’interfaccia con maschere di compilazione chiare e semplici, grazie a campi di richiesta dati essenziali come date, elementi, tipologia e importo del rimborso.

Sempre nella stessa interfaccia, il dipendente ha la possibilità di allegare le pezze giustificative necessarie, quali scontrini, ricevute, biglietti, etc…

Al momento della creazione della richiesta di rimborso, il dipendente può salvare in bozza la maschera compilata allegando i documenti giorno per giorno, così da generare solo al termine della trasferta la richiesta di rimborso, segnalandone con un semplice flag la conclusione.

A questo punto, in automatico, parte una notifica mail al responsabile dell’amministrazione o a chi è designato a riceverla. Il destinatario potrà vagliare la richiesta, approvarla o rifiutarla richiedendo modifiche.

Una volta approvata la richiesta di rimborso spese, si può procedere alla generazione di un pdf riepilogativo consultabile dall’amministrazione, per avere tutte le informazioni e i dati della richiesta in un unico file.

I risultati ottenuti dall’adozione di un flusso di gestione delle richieste dei rimborsi spesa si concretizzano nell’ottimizzazione e nell’efficientamento del processo:

• Eliminazione dei documenti cartacei grazie alla dematerializzazione
• Tutte le informazioni e i documenti necessari sono raccolti in un unico ambiente digitale
• La gestione semi automatizzata del flusso di richiesta/accettazione dei rimborsi snellisce il processo
• Arxivar permette di avere il pieno controllo di chi inserisce le informazioni e allega i documenti e può monitorare le tempistiche di inserimento.