Soluzione realizzata da ADAWEN
Settore: Automotive
Funzione: Vendite
Esigenza:
Multe auto aziendali: gestione automatizzata tramite workflow. È stata questa l’esigenza che ha portato alla nascita del progetto realizzato con ARXivar. La gestione delle auto aziendali, dei noleggi e delle vetture sostitutive comporta, infatti, anche la gestione delle sanzioni in cui i conducenti possono incorrere. Basti pensare, per esempio, ad un’azienda con numersi agenti di commercio che, quotidianamente, percorrono molti chilometri in auto con il rischio di commettere infrazioni al codice della strada.
È naturale, quindi, che i processi di smistamento, identificazione dei trasgressori e rifatturazione debbano essere rapidi ed efficienti con l’obiettivo di rispettare le scadenze imposte per il pagamento.
Realizzazione:
La gestione automatizzata delle multe auto aziendali prevede un processo in ARXivar che si innesca nel momento in cui si riceve la contravvenzione attraverso PEC che, a sua volta, viene archiviata in automatico all’interno di ADA.DPM.
Una notifica arriva al gruppo di lavoro dedicato allo svolgimento delle indagini riguardanti i dati del trasgressore che, così, viene informato della nuova multa auto aziendale da analizzare e prendere in carico. Viene gestito, quindi, il processo caricando gli allegati necessari come, per esempio, la patente del conducente o il contratto di noleggio.
Il sistema, inoltre, prevede l’invio di notifiche e reminder agli utenti incaricati della gestione delle contravvenzioni, ricordando, periodicamente, quelle ancora da processare e avvisando qualora ne arrivassero di nuove.
A questo punto, a seconda delle scelte aziendali, è possibile procedere con il pagamento immediato della contravvenzione oppure attivare il sub-processo di rifatturazione. Il responsabile amministrativo, in questo secondo caso, allega il contratto fra l’azienda e il collaboratore (noleggio, leasing, ecc) per il recupero dei dati anagrafici e procede fatturando la multa al trasgressore.
Solitamente, questo modus operandi viene seguito lì dove la contravvenzione risulta a nome di un cliente. Nel in cui, invece, la multa viene recapitata a nome di un dipendente, si procede, nella maggior parte dei casi, con il pagamento della sanzione senza alcuna rifatturazione.
Risultati:
Il workflow permette un controllo capillare delle multe auto aziendali ricevute. Grazie ad un check periodico ed automatico ed un sistema di reminder attraverso notifiche, il processo contribuisce a ridurre di molto il rischio di non rispettare le scadenze.
L’automazione e la dematerializzazione del processo, inoltre, consentono una gestione delle contravvenzioni rapida e paperless. Questo evita spreco di carta e di spazio occupato in archivio e comporta una notevole riduzione di tempo con l’eliminazione del passaggio di documentazione tra utenti consentendo, così, la razionalizzazione di tutto il processo operativo.
ADAWEN
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