Soluzione realizzata da Noord Uffici
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il cliente, multicompany, con più sedi dislocate a livello worlwide, produce schede elettroniche di alto profilo per il settore del trasporto ferroviario ,elettromedicale,avionica e difesa.
Per questo motivo riceve molte più fatture di quante ne genera.
Il processo da ottimizzare e snellire è quello della protocollazione e della registrazione delle fatture passive dei fornitori esteri , che ovviamente non transito dallo SDi in formato elettronico.
l’ERP che usa il cliente è di fascia enterprise : INFOR LN
Realizzazione
Con ARXivar abbiamo evitato che il cliente ricevesse “fisicamente” scatole su scatole di questa fatture estere, per gestirle una ad una in fase di protocollazione, evitando anche la stampa di quelle in arrivo da altri canali (mail, fax, ..)
- Il cliente ad oggi, con la modifica di questo processo riceve solo fatture via mail o via FTP
- le archivia in una cartella dedicata col nome del fornitore
- Questa cartella di “ascolto” parla con il componente di ARXivar , Spool recognition Pro che si occupa di leggere i documenti ed indicizzarli coi valori che lo rendono univoco ( data e numero documento)
- in ARXivar l’utente che deve protocollare , apre il documento PDF sul secondo monitor e in contemporanea esegue la registrazione nell’ERP
- Al termine di questa fase il software ERP rilascia un file XML che andiamo a catturare per aggiungere i campi mancanti nella fattura di Arxivar (protocollo, data registrazione, totale fattura, valuta, ..) e cambiare lo stato del documento in “Protocollata”
- dal gestionale INFOR LN è anche possibile richiamare e visualizzare questa fattura tramite una chiamata webservice che abbiamo abilitato
Risultati
Il cliente ora si è sbarazzato di quintali di carta (non scherziamo!) , parlando di circa 400.000 fatture all’anno di questo tipo e ha migliorato tutto il flusso documentale, risparmiando tempo, spazio e salvaguardando anche il pianeta evitando lo spreco di carta.
Noord Uffici
Noord Uffici è da più di 35 anni sul mercato IT e Copier. Abbiamo costruito la nostra crescita nel settore IT grazie ad ARXivar, di cui siamo partner da più di 10 anni.
L’obiettivo di Noord Uffici è da sempre quello di essere il riferimento per l’ottimizzazione delle attività aziendali affiancando il cliente con il meglio della tecnologia disponibile prestando sempre una particolare attenzione alla customizzazione dei servizi.
Collaboriamo con le software house per la realizzazione di integrazioni fra sistemi. In particolar modo abbiamo sviluppato diverse integrazioni e collaborazioni con il gestionale OS1.
Con il nostro team dinamico siamo in grado di seguire qualsiasi esigenza IT e costruire a 360° un progetto di pari passo con le esigenze dell’azienda: dal pc al server, dalla rete al software ,dalla stampa al barcode, dal vulnerability assesment al disaster recovery.
