Soluzione realizzata da BETSOFT

Settore: Servizi

Funzione: Amministrazione

Esigenza

Avere un’interfaccia semplice e facilmente consultabile per registrare gli appuntamenti con i clienti. Ecco l’esigenza di un centro benessere che ha richiesto una soluzione digitale per evitare l’utilizzo della classica agenda cartacea.

Questa, però, era solo la prima esigenza. A ciò, infatti, si è aggiunto:

  • il bisogno di creare un’anagrafica con prodotti e servizi acquistati dai clienti con specifiche informazioni legate ai profili, come per esempio la segnalazione di eventuali allergie ai componenti dei prodotti di cosmesi.
  • la necessità di conservare digitalmente e in modo sicuro i documenti firmati relativi al trattamento dei dati personali.

Realizzazione

La piattaforma ARXivar ha risposto alle esigenze con la creazione del seguente flusso di lavoro:

  1. creazione di classi documentali specifiche per la registrazione dei documenti di privacy, dei prodotti acquistati, degli allergeni e degli appuntamenti per singolo cliente
  2. creazione di una rubrica clienti in cui vengono inseriti i dati anagrafici dei clienti con tutti i campi necessari
  3. strutturazione di una maschera di inserimento delle informazioni; a scegliere è il cliente cliccando sui 3 box presenti: prodotti acquistati, allergeni e documentazione privacy firmata
  4. grazie alla maschera si crea un fascicolo che raccoglie tutti i clienti con le relative informazioni
  5. gestione degli appuntamenti: la maschera di creazione di un nuovo appuntamento, che su richiesta del centro benessere dura 30 minuti, facilita la scelta da parte del cliente con l’inserimento dell’oggetto della seduta, della data e dell’ora
  6. con l’integrazione di Google Calendar direttamente all’interno di ARXivar, gli appuntamenti sono consultabili tramite apposita voce di menu e la schermata propria di un calendario. Cliccando su un appuntamento si apre un’etichetta con i dettagli inseriti
  7. funzione automatizzata per cui al cliente arriva un remind dell’appuntamento via e-mail

Risultati

I risultati ottenuti dall’utilizzo di uno strumento come ARXivar sono:

  • la centralizzazione di tutte le informazioni dei clienti in un luogo sicuro e accessibile ovunque e da qualsiasi dispositivo
  • la semplicità di gestione e controllo degli appuntamenti
  • l’efficienza e ottimizzazione dei tempi
  • la dematerializzazione dei documenti e l’abbandono della carta
  • remind automatico degli appuntamenti ai clienti

Partner: BETSOFT

BETSOFT

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