Soluzione realizzata da Tosco Data

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

La necessità emersa è stata legata alla difficoltà di gestione del processo che inizia con la richiesta di un preventivo e si conclude con la consegna del lavoro e conseguenze fatturazione. Questa esigenza è nata da un importante studio di Pistoia, con oltre 35 anni di attività, che si occupa di servizi alle aziende nel settore delle traduzioni e dell’interpretariato.

Collaborando con oltre 100 traduttori madrelingua bisognava snellire il flusso di comunicazione tenendo conto che questi professionisti lavorano con strumenti propri e generano numerosi documenti destrutturati.

Realizzazione

Attraverso la piattaforma ARXivar ed il suo motore di workflow, dopo un’attenta analisi, è stato creato lo schema a blocchi che governa tutti i passaggi interni ed esterni all’azienda.

Il flusso di informazioni e documenti, oggi, inizia con la “richiesta di preventivo” da parte di un cliente dello studio di traduzioni. Successivamente si attiva in modo automatico un workflow che permette l’archiviazione del documento originale e lo invia ai traduttori incaricati.

Questi ultimi consegnano il lavoro e lo archiviano sfruttando ARXivar NEXT web portal, un vero e proprio portale web che permette agli utenti esterni di interagire con il sistema di gestione documentale e dei processi nel rispetto delle politiche di privacy imposte dall’azienda.

In alternativa, quando il traduttore è un collaboratore occasionale e quindi non istruito sul funzionamento del sistema, una casella e-mail, monitorata da ARXivar, permette la ricezione e l’archiviazione del lavoro svolto dal fornitore di servizi. Al fascicolo di documenti che si genera, se ne aggiungono altri come la fattura del traduttore e la fattura che lo studio genera al cliente finale.

Risultati

Con una serie di alert impostati sul flusso digitale, lo studio riesce adesso a gestire al meglio ogni commessa, gestendo il carico di lavoro dei vari fornitori, sollecitando gli stessi, piuttosto che avvicendandoli laddove questi non garantiscano il lavoro ultimato nei tempi richiesti.

Partner: Tosco Data

Tosco Data

Tosco Data nata nel 1984 , è un' Azienda toscana molto affermata.

Offriamo consulenze, prodotti e soluzioni in ambito digitale e IT solution, si affidano a Noi moltissime Aziende e Studi per organizzare al meglio la loro gestione .

L’azienda Tosco Data ha garantito negli anni una crescita costante della qualità del proprio servizio di consulenza specializzato in assistenza tecnica e sistemistica fino a diventare, di fatto, un servizio completo per la gestione integrale del proprio ambiente di lavoro.

Oggi siamo una realtà conosciuta, in Italia e non solo, sempre disposta ad offrire il meglio ai nostri clienti.

Per questo le soluzioni di Tosco Data sono utilizzate da più di 3.000 aziende.

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