Soluzione realizzata da ONEDOC
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L’esigenza emersa è quella di archiviare e digitalizzare i contratti garantendo, inoltre, la gestione automatizzata della loro scadenza. Il tutto deve essere organizzato all’interno di fascicoli elettronici dedicati e consultabile in maniera agevole mediante ricerche personalizzate.
Realizzazione
E’ prevista l’archiviazione sia dei contratti cartacei sia dei contratti digitali.
L’acquisizione dei contratti cartacei, insieme ai loro relativi metadati, può avvenire in doppia modalità:
• archiviazione per singolo documento mediante maschera di profilazione dei metadati;
• archiviazione massiva tramite file Excel opportunamente compilato.
A seguito dell’archiviazione dei metadati viene prodotta un’etichetta barcode da apporre sul relativo documento cartaceo. Si può, quindi, procedere con la scansione del contratto. In caso di scansione massiva, la piattaforma provvede a spezzare le scansioni multiple sulla base dei barcode e ad associare il documento ai relativi metadati già presenti a sistema.
I contratti digitali vengono archiviati mediante una maschera dedicata, che permette all’utente preposto l’inserimento dei dati necessari oltre al caricamento del file del contratto.
Tutta la documentazione trattata viene organizzata all’interno di fascicoli elettronici, consentendo la consultazione organizzata e veloce dei documenti oltre al monitoraggio costante dello stato di avanzamento dei processi e di lavorazione della documentazione.
Mediante task, viene segnalata all’utente incaricato la scadenza del contratto. Accedendo al task, si dispone in un’unica schermata di tutte le informazioni del documento in questione oltre alla sua anteprima.
Presa visione dei dati, si può procedere all’indicazione dell’eventuale nuova scadenza nella sezione del task dedicata. A seguito della chiusura del task, lo stato del contratto viene automaticamente aggiornato.
Risultati
- Consultazione veloce della documentazione mediante viste dedicate
- Monitoraggio costante dello stato di lavorazione dei documenti e dei processi annessi
- Organizzazione automatizzata ed efficace dei contratti in fascicoli dedicati
- Gestione, mediante task, dinamica e puntuale della scadenza dei contratti
ONEDOC
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Comprendere a fondo le esigenze dei Clienti, interpretarle e tradurle in una offerta personalizzata è la mission della 1Doc.
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