Contratto di noleggio: la gestione smart attraverso workflow

L’esigenza principale era dematerializzare il processo e snellire le tempistiche dovute alla compilazione e alla stampa del contratto di noleggio.

La gestione del contratto di noleggio deve essere rapida e precisa, evitando al cliente lunghe attese e, allo stesso tempo, monitorando costantemente la disponibilità delle vetture per una perfetta gestione del parco auto aziendale.

Il processo, attraverso la piattaforma ARXivar, avviene secondo i seguenti step:

1. Compilata la lettera di noleggio tramite il modello di profilazione Word, presente all’interno della piattaforma documentale, questa viene archiviata e si innesca il processo
2. Un task notifica la presenza di un nuovo contratto di noleggio all’utente designato, il quale può convalidare o modificare le informazioni riguardanti il periodo di affitto dell’auto.
3. Viene richiesto di completare la documentazione con gli allegati necessari (per esempio la patente del cliente) e viene creato automaticamente il PDF del contratto con i dati del cliente, a seguito della conversione del modello Word.

Dopo queste prime attività, la procedura passa alla fase successiva:

1. Si genera un nuovo task notificato all’utente designato ai rapporti con il cliente che deve redigere e far firmare il contratto nella parte dedicata alla consegna del veicolo e, successivamente, deve approvare la richiesta.
2. La firma può essere apposta tramite tavoletta WACOM, dematerializzando la documentazione prevista per tale processo
3. A seguito dell’approvazione, una copia del contratto viene inviata automaticamente al cliente tramite e-mail
4. L’utente incaricato riceverà un task al momento del rientro del veicolo, all’interno del quale è necessario compilare la sezione apposita con i dati di restituzione dello stesso (orario del rientro, km, stato della vettura, ecc.).
5. Tramite tavoletta WACOM è possibile apporre la firma nella sezione del contratto prevista per la fine del noleggio che viene spedita in automatico al cliente tramite e-mail.

I metodi di invio della documentazione al cliente sono essenzialmente di due tipi.

• Il primo consiste nell’inoltro automatico di una e-mail all’indirizzo del cliente. A questa viene allegata una copia del contratto in formato PDF
• L’altro, invece, consente di sfruttare ARXLink (funzionalità aggiuntiva di ARXivar), condividendo un collegamento che permette al cliente di scaricare in autonomia la propria documentazione.

È possibile inoltre integrare la stampa automatica del contratto qualora si ritenesse necessario (per esempio una copia cartacea da tenere all’interno veicolo).

La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di noleggio, in quanto la dematerializzazione dei documenti permette di snellire le tempistiche.

Questa procedura comporta:

• la consegna in tempi rapidi delle auto ai clienti che hanno firmato un contratto di noleggio
• Un controllo esteso sullo stato di ciascuna pratica e sul flusso delle vetture date in noleggio, che permette una migliore gestione del parco auto aziendale