Soluzione realizzata da Adawen

Settore: Automotive

Funzione: Vendite

Esigenza

La gestione dei contratti di noleggio deve essere rapida e precisa, evitando al cliente lunghe attese e, allo stesso tempo, monitorando costantemente la disponibilità delle vetture per una perfetta gestione del parco auto aziendale. L’esigenza principale è dematerializzare il processo e snellire le tempistiche dovute alla compilazione e alla stampa di contratti.

Realizzazione

Una volta compilata la lettera di noleggio tramite il modello di profilazione Word, presente all’interno della piattaforma documentale, viene archiviata e innesca il processo. Un task notifica la presenza di un nuovo contratto all’utente designato, il quale può convalidare o modificare le informazioni riguardanti il periodo di noleggio della vettura. Inoltre, viene richiesto di completare la documentazione con gli allegati necessari (per esempio la patente del cliente) e viene creato automaticamente il PDF del contratto con i dati del cliente, a seguito della conversione del modello Word.

Eseguite tali attività, la procedura avanza allo step successivo, il quale genera un nuovo task, notificato all’utente designato ai rapporti con il cliente, che deve redigere e far firmare il contratto nella parte dedicata alla consegna del veicolo e successivamente approvare la richiesta.
La firma può essere apposta tramite tavoletta WACOM, dematerializzando la documentazione prevista per tale processo e, a seguito dell’approvazione, una copia del contratto viene inviata automaticamente al cliente tramite email.

L’utente incaricato, riceverà un task al momento del rientro del veicolo, all’interno del quale è necessario compilare la sezione apposita con i dati di restituzione dello stesso (orario del rientro, km, stato della vettura, ecc.). A questo punto, sempre tramite tavoletta WACOM, è possibile apporre la firma nella sezione del contratto prevista per la fine del noleggio, il quale è poi spedita in automatico al cliente, sempre tramite email. I metodi di invio della documentazione al cliente sono essenzialmente di due tipi.

  • Il primo consiste nell’inoltro automatico di una email all’indirizzo del cliente, alla quale viene allegata una copia del contratto in formato PDF.
  • L’altro, invece, consente di sfruttare ARXLink (funzionalità aggiuntiva di ARXivar), condividendo un collegamento che permette al cliente di scaricare in autonomia la propria documentazione.

È possibile inoltre integrare ove richiesto la stampa automatica del contratto qualora si ritenesse necessario (per esempio una copia cartacea da tenere all’interno veicolo).

Risultati

La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di noleggio, in quanto la dematerializzazione dei documenti permette di snellire le tempistiche. Questo implica la consegna in tempi rapidi delle vetture ai clienti e un controllo esteso sullo stato di ciascuna pratica e sul flusso delle vetture date in noleggio, che permette una migliore gestione del parco auto aziendale.

Partner: ADAWEN

Adawen

ADAWEN da oltre 30 anni offre alle persone un modo migliore e più semplice per lavorare, rendendo più fluidi i processi aziendali. Abbiamo l’esperienza, le infrastrutture e la capacità informatica per maneggiare ogni tipo di dato, anche il più complesso

Partner Arxivar Certificato e presente su tutto il territorio nazionale, collabora con Able Tech nel mondo della digitalizzazione documentale da oltre 10 anni.

La nostra struttura interna a più livelli ci rende il Partner perfetto per le realtà del mondo Automotive che voglio rendere strategico lo sviluppo della piattaforma documentale e della gestione dei processi, ormai fondamentale per il successo delle aziende di domani.

Adawen