Contratto di comodato auto: gestione fluida e digitalizzata

L’esigenza era quella di gestire il contratto di comodato per le auto, in modo fluido e digitalizzato. Questa operazione, sia per i clienti sia per i collaboratori del dealer, ricade all’interno della gestione del parco auto aziendale. Era, dunque, importante, poter controllare la situazione di ogni vettura verificando quali fossero ancora disponibili e quali, invece, già impegnate.

Con il software ARXivar, il processo di lavoro relativo alla gestione del contratto di comodato, è stato impostato nel seguente modo:

1. Una volta compilata la richiesta di comodato tramite un modello di profilazione Word presente all’interno della piattaforma documentale, questa viene archiviata e si innesca in automatico il processo.
2. Al responsabile indicato come approvatore, tramite task, viene chiesto di esprimere il suo parere favorevole o contrario in merito alla richiesta.
3. In caso di parere positivo, il processo passa allo stadio successivo di stesura e validazione del contratto di comodato: l’utente predisposto a tali attività riceve un task sul proprio profilo ADA.DPM, nel quale può reperire il contratto di apertura del comodato, in versione PDF, che deve far firmare al cliente.
4. L’intero processo utilizza un metodo di revisione dei documenti tramite barcode. Una volta firmato il contratto, viene aggiornata la precedente versione (senza firme) presente su ADA.DPM.
5. Allo stesso modo, al momento della chiusura del contratto, l’utente designato riceve un ulteriore task che chiede la compilazione del documento e la firma negli appositi campi.
6. Successivamente il contratto viene aggiornato in modo che l’ultima versione sia disponibile in ADA.DPM, compilata e completa di tutte le firme.

La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di comodato, in quanto si ha la dematerializzazione dei documenti e aumenta il grado di controllo sullo stato di ciascuna pratica e sul flusso delle vetture della flotta aziendale.