Gestione dei processi nei servizi ai cittadini

Le aziende che offrono servizi al cittadino devono rispondere a delle specifiche problematiche:

• Registrare e gestire efficacemente le richieste allo “sportello”
• Snellire la movimentazione ed assegnazione delle richieste e attività  da svolgere
• Rendere facilmente fruibile la consultazione dei documenti ad parte degli utenti coinvolti
• Velocizzare i processi di avanzamento ed approvazione da parte di direzione e responsabili
• Permettere un facile inserimento “digitale” dei documenti fornitori
• Gestire con automatismi le scadenze e le tempistiche da monitorare
• Fascicolare e/o relazionare in modo organico i documenti di cicli attivi o passivi tra loro.

L’adozione della piattafoma di Information & Process Management ARXivar ha significato:

• Un’ unica soluzione per gestire processi e documenti specifici di ciascuna area di servizio, in linea con i requisiti di certificazione e trasparenza
• Risposte immediate e puntuali alle richieste degli utenti: si individua immediatamente la documentazione (precedentemente classificata) di ogni utente/ente e lo step in cui un’eventuale pratica è ferma
• Conservazione di tutta la documentazione utenti/fornitori in sicurezza e secondo precise regole di privacy
• Focalizzazione di attività  e risorse sulle fasi finali della distribuzione dei servizi per un maggiore servizio ai cittadini e una riduzione drastica del tempo per le attività  a basso valore aggiunto
• Misurazione dei tempi di svolgimento di ogni attività  per ogni ufficio, per individuare eventuali punti di miglioramento o “colli di bottiglia”
• Una analisi in tempo reale degli andamenti storici delle segnalazioni ed interventi; revisioni dei documenti, la loro approvazione e la gestione delle scadenze.

Indispensabile per un centro servizi che si occupa di mense, trasporti, farmacie e ERP è la trasparenza, la tracciabilità  e l’efficacia con cui si serve il “cittadino”.

Tramite la dematerializzazione e l’organizzazione dei documenti è stato possibile sia seguire l’iter delle richieste di intervento, sia misurarne l’efficacia. Tramite la digitalizzazione dei processi è stato possibile distribuire le attività alle funzioni preposte e condividere le informazioni tra uffici.

In particolare:

• Compilazioni automatizzate di moduli richiesta direttamente allo “sportello”
• Protocollo automatico in entrata e in uscita
• Gestione automatica degli avanzamenti intervento e delle autorizzazioni
• Possibilità  di monitorare lo “stato” di una richiesta o di un’attività  manutentiva
• Storicizzazione organizzata in digitale di tutti i documenti e dei dettagli delle attività .