Soluzione realizzata da SI SOLUTION

Settore: Servizi

Funzione: Amministrazione

L’esigenza

Le aziende che offrono servizi al cittadino devono rispondere a delle specifiche problematiche:

  • Registrare e gestire efficacemente le richieste allo "sportello"
  • Snellire la movimentazione ed assegnazione delle richieste e attività  da svolgere
  • Rendere facilmente fruibile la consultazione dei documenti ad parte degli utenti coinvolti
  • Velocizzare i processi di avanzamento ed approvazione da parte di direzione e responsabili
  • Permettere un facile inserimento "digitale" dei documenti fornitori
  • Gestire con automatismi le scadenze e le tempistiche da monitorare
  • Fascicolare e/o relazionare in modo organico i documenti di cicli attivi o passivi tra loro.

Realizzazione

L'adozione della piattafoma di Information & Process Management ARXivar ha significato:

  • Un' unica soluzione per gestire processi e documenti specifici di ciascuna area di servizio, in linea con i requisiti di certificazione e trasparenza
  • Risposte immediate e puntuali alle richieste degli utenti: si individua immediatamente la documentazione (precedentemente classificata) di ogni utente/ente e lo step in cui un'eventuale pratica è ferma
  • Conservazione di tutta la documentazione utenti/fornitori in sicurezza e secondo precise regole di privacy
  • Focalizzazione di attività  e risorse sulle fasi finali della distribuzione dei servizi per un maggiore servizio ai cittadini e una riduzione drastica del tempo per le attività  a basso valore aggiunto
  • Misurazione dei tempi di svolgimento di ogni attività  per ogni ufficio, per individuare eventuali punti di miglioramento o "colli di bottiglia"
  • Una analisi in tempo reale degli andamenti storici delle segnalazioni ed interventi; revisioni dei documenti, la loro approvazione e la gestione delle scadenze.

Risultati ottenuti

Indispensabile per un centro servizi che si occupa di mense, trasporti, farmacie e ERP è la trasparenza, la tracciabilità  e l'efficacia con cui si serve il "cittadino".

Tramite la dematerializzazione e l'organizzazione dei documenti è stato possibile sia seguire l'iter delle richieste di intervento, sia misurarne l'efficacia. Tramite la digitalizzazione dei processi è stato possibile distribuire le attività  alle funzioni preposte e condividere le informazioni tra uffici.

In particolare:

  • Compilazioni automatizzate di moduli richiesta direttamente allo "sportello"
  • Protocollo automatico in entrata e in uscita
  • Gestione automatica degli avanzamenti intervento e delle autorizzazioni
  • Possibilità  di monitorare lo "stato" di una richiesta o di un'attività  manutentiva
  • Storicizzazione organizzata in digitale di tutti i documenti e dei dettagli delle attività .

SI SOLUTION

Da oltre trentacinque anni progettiamo soluzioni informatiche di qualsiasi natura per aiutare le PMI a gestire al meglio il proprio business. Siamo tecnologicamente completi e in grado di occuparci di ogni ambito informatico di natura software, hardware e web, garantendo i vantaggi di un unico referente. Seguiamo i clienti con un rapporto personale e con la promessa di garantire continuità  nel tempo. 

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