Soluzione realizzata da Genesys Software

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

L’obiettivo della soluzione, applicabile alle aziende di produzione e ai centri di distribuzione, consiste nell’evolvere il sistema informativo al fine di soddisfare le esigenze di centralizzazione delle informazioni che riguardano il ciclo passivo, ottimizzando le fasi approvative e quelle di archiviazione ed interrogazione dei documenti correlati.

Realizzazione

La proposta di Genesys Software risiede nel digitalizzare le fasi di cui si compone il ciclo passivo, resa possibile dall’integrazione del software gestionale di propria produzione eSIGEA con la soluzione ARXivar.

L’iter operativo ha inizio con il calcolo del fabbisogno, generato in automatico da eSIGEA distintamente per reparto di magazzino, in base anche al portafoglio ordini clienti. Dal fabbisogno scaturiscono le proposte d’ordine a fornitore e le richieste di approvvigionamento (materie prime e ricambi): questo flusso, grazie al motore di Workflow ARXivar, è preso in carico dall’ufficio acquisti centralizzato, che, ottenute le approvazioni necessarie, trasforma le proposte in ordini. L’editor grafico di progettazione dei Workflow, permette all’azienda di personalizzare l’iter approvativo in base alle esigenze dell’ufficio acquisti.

A questo punto gli ordini di acquisto proposti da eSIGEA, nel rispetto delle convenzioni stipulate con i fornitori e delle disponibilità di budget, vengono confermati e inviati al fornitore.

La fase successiva di entrata merci è gestita facilmente dagli utenti in eSIGEA, con l’ausilio di dispositivi mobile che velocizzano le operazioni ed assicurano il riscontro preciso della merce ricevuta.

Dalla funzione ciclo passivo integrato, le fatture di acquisto sono registrate e controllate in automatico da eSIGEA, per verificare la corrispondenza tra il documento di entrata merci e il relativo ordine di acquisto, quindi generare eventuali contestazioni per difformità, con emissione di nota debito o richiesta di nota credito. La fattura, dopo i dovuti controlli formali, è contabilizzata e poi pagata attraverso la funzione generazione ordini di pagamento.

Le funzionalità di archiviazione subordinate alla registrazione dei documenti, sono eseguite da eSIGEA su ARXivar, in maniera totalmente automatica e trasparente all’utente nel caso di documenti elettronici, mentre per i soli documenti cartacei, è necessaria l’applicazione di etichette QR-Code generate da eSIGEA. A questo punto le scansioni dei documenti possono essere eseguite contestualmente alla registrazione o al termine delle attività quotidiane, anche in blocchi, che saranno elaborati da ARXivar per completare la procedura di archiviazione e rendere i documenti disponibili e consultabili anche da eSIGEA.

Risultati

Tutte le fasi descritte sono integrate perfettamente tra eSIGEA ed ARXivar, il che migliora la gestione documentale con i processi operativi e garantisce anche l’archiviazione elettronica dei documenti contabili con la massima velocità, sicurezza ed affidabilità. L’archiviazione elettronica, estesa anche ai documenti in formato cartaceo, è un fiore all’occhiello del processo, in quanto consente velocemente di eseguire ricerche e verifiche contabili.

L’adozione di questa soluzione ha avuto impatto positivo anche sull’attività degli operatori e sul miglioramento delle relazioni con i fornitori assicurando i seguenti benefici:

• monitoraggio continuo delle scorte

• verifica degli ordini rispetto al budget

• verifica della merce in entrata (quantità, qualità, lotto e scadenza)

• riduzione dei tempi e taglio degli sprechi

• standardizzazione e digitalizzazione dei processi di supply chain

Il licensing di ARXivar NEXT, non imponndo limiti di utenti, consentirebbe di configurare delle dashboard dedicate ai fornitori, che potranno consultare o caricare documenti di propria competenza, in modalità sicura in funzione dei permessi attribuiti agli utenti.

Partner: GENESYS SOFTWARE

Genesys Software

GENESYS SOFTWARE, nata nel 1986, è una realtà consolidata e riconosciuta, operosa nella ricerca, progettazione e sviluppo di soluzioni gestionali innovative, servizi specialistici e formazione.

L’azienda occupa attualmente oltre 12 addetti operanti principalmente in due settori:

  • progettazione e sviluppo
  • servizi di assistenza, supporto e formazione.

GENESYS SOFTWARE si avvale di uno staff altamente qualificato, con specifiche competenze organizzative e professionali e una vasta esperienza per garantire elevati standard qualitativi.

Da sempre attenta all’evoluzione delle esigenze del cliente, GENESYS SOFTWARE è un partner ideale, in grado di supportare le aziende nei processi di cambiamento attraverso soluzioni IT e di lavorare per raggiungere i propri obiettivi con un approccio flessibile.

GENESYS SOFTWARE, consapevole dell’importanza strategica della ricerca quale motore per la sua crescita e per la sua affermazione sul mercato, svolge una continua attività di “R&S” finalizzata all’individuazione e alla progettazione di soluzioni e servizi innovativi.

GENESYS SOFTWARE fa parte del gruppo dirigente di Confindustria Bari e BAT.

Vision

Crediamo nell’innovazione dei processi gestionali e di sistemi, come motore per lo sviluppo delle organizzazioni aziendali, per semplificare e liberare risorse e persone dagli sprechi, in favore di attività a maggior valore aggiunto.

Mission

Al cliente serve non un fornitore, ma il partnerGENESYS SOFTWARE è quello ideale per affidabilità, continuità e competenze organizzative e professionali.

La sensibilità al “gemba” ovvero la fonte, il posto dove succedono le cose, ci permette di sostenere l’attenzione alle esigenze del cliente, la capacità di offrire sostentamento ai processi di cambiamento, la necessità di digitalizzare i processi aziendali e di connettere sistemi IT, impianti e risorse umane sono i driver principali che guidano la nostra azienda.

Genesys Software