Soluzione realizzata da ONEDOC
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
La digitalizzazione di documenti legati al flusso Ordini, Ddt, Fatture Passive e Pagamenti è un’esigenza diffusa in aziende di ogni settore.
Realizzazione
In primo luogo si provvede all’archiviazione elettronica dei documenti, garantendone l’associazione tra loro; successivamente la documentazione del flusso acquisti viene organizzata in fascicoli elettronici dedicati.
- A fronte dell’inserimento di un ordine d’acquisto all’interno del sistema gestionale, questo produce un PDF vettoriale che ARXivar procederà ad acquisire. I dati di testata verranno archiviati come metadati. Il PDF dell’ordine verrà associato ai metadati.
- Alla ricezione della merce, viene consegnato un Documento di Trasporto. Si provvede alla sua registrazione all’interno del sistema gestionale. Quest’ultimo mette a disposizione della piattaforma ARXivar un file csv contenente i metadati di testata del DDT. Essendo in grado di catturare i dati registrati, ARXivar provvede ad acquisire i metadati e generare un’etichetta barcode da apporre sul documento. Alla scansione del documento, questo viene automaticamente associato ai propri metadati.
- L’acquisizione di queste informazioni dà origine al processo approvativo della documentazione finora prodotta da parte dell’utente preposto. All’interno del Task l’utente ha visione, in un’unica schermata, sia dell’Ordine che del Documento di Trasporto relativo con tutte le informazioni ad essi annesse oltre all’anteprima dei documenti trattati.
- In caso di esito affermativo, la documentazione viene inviata all’utente preposto. In tal caso segue un task dedicato alla gestione della Fattura Passiva. Qui l’utente ha modo di confrontare tutti gli elementi della fattura in questione con i dati dei documenti precedenti a cui essa fa riferimento.
- A seguito di eventuale approvazione della fattura passiva viene attribuita all’utente preposto un’attività per il caricamento del file pdf relativo al pagamento eseguito, che viene così automaticamente associato al resto della documentazione prodotta.
- E’ gestito inoltre l’eventuale rifiuto della fattura passiva, qualora i dati non fossero conformi a quelli contenuti nell’ordine e/o DDT. Mediante task dedicato si provvede all’indicazione della motivazione di contestazione e alla richiesta della Nota di credito al Fornitore, tramite mail automatica inviata da sistema.
- Tutta la documentazione trattata viene organizzata all’interno di fascicoli elettronici consentendo la consultazione organizzata e veloce dei documenti oltre al monitoraggio costante dello stato di avanzamento dei processi e di lavorazione della documentazione.
Risultati
- Organizzazione automatizzata, in fascicoli elettronici dedicati, di tutta la documentazione del Ciclo Passivo
- Consultazione più dinamica e veloce della documentazione
- Associazione automatica ed archiviazione organizzata dei diversi documenti protagonisti del Flusso Passivo
- Gestione efficiente delle attività di verifica ed approvazione dei processi mediante task dedicati
ONEDOC
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