Soluzione realizzata da Mastercopy

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

L’esigenza è stata quella di ricercare una soluzione di Document & Process Management che, integrata con i 2 sistemi gestionali utilizzati, potesse consentire lo snellimento dei processi operati aziendali legati all’area acquisti e più nello specifico alle RDO, all’offerta del fornitore e all’ODA.

La richiesta è arrivata da due società appartenenti ad un unico gruppo ma operanti in settori diversi: una nell’industrializzazione, produzione, assemblaggio e collaudo di sistemi meccanici, elettromeccanici e meccatronici, l’altra nella ricerca e nello sviluppo di nuove tecnologie nel campo delle fonti rinnovabili.

Realizzazione

  1. Generazione RDO:

    L’ufficio acquisti genera dal gestionale in uso una RDO (pdf). Il documento viene archiviato in ARXivar arricchendo in automatico il profilo del documento con campi aggiuntivi quali data, numero, anno, fornitore, tipo e assegnando uno stato del processo.

  2. Gestione RDO:

    Un workflow operativo consente l’assegnazione di un compito (task) ad un gruppo di utenti dell’area acquisti. L’utente che prende in carico il task inserisce un indirizzo e-mail di riferimento e ARXivar invia, automaticamente, un’e-mail al fornitore con allegato il documento RDO e il conseguente cambio di Stato.

  3. Gestione offerta da fornitore:

    ARXivar assegna un nuovo task (selezione Offerta Fornitore ) assegnato all’utente che ha preso in carico il precedente task. Una volta ricevuta l’offerta, l’utente provvederà ad inserirla come allegato al documento principale (RDO) con 2 possibili esiti:

    • Scartata, il flusso termina e il documento assume lo stato “Scartata”.
    • Confermata: l’offerta viene selezionata e confermata. Il documento assume lo stato “Confermata”.
  4. Creazione ODA:

    ARXivar attiva un task (Creazione e/o selezione ODA sul Gestionale). Una volta creato il PDF, l’utente inserisce il documento in ARXivar e seleziona nel task il documento PDF creato che diventerà il documento principale del flusso.

  5. Approvazione ODA:

    ARXivar attiva un task (Approvazione ODA) che viene assegnato al responsabile di riferimento che può analizzare l’offerta proposta, con 3 possibili esiti:

    1. Non Approvata: l’Oda non viene approvata dal responsabile con possibilità di inserire in un campo specifico la motivazione. Il flusso termina e il documento assume lo stato “Non Approvato” con invio di un’e-mail di notifica all’ufficio acquisti.
    2. Approvata: L’’Oda viene approvata e il documento assume lo stato “Approvato”. ARXivar invia in automatico un’e-mail al fornitore e per copia conoscenza all’ufficio acquisti con in allegato il documento ODA. Il flusso termina.
    3. Modifica: Il responsabile richiede una modifica dell’ODA all’ufficio acquisti inserendo la motivazione nel campo del task di riferimento e il documento assume lo stato “in modifica ” con relativa e-mail all’ufficio acquisti con le note di modifica ritornando di fatto all’attività di creazione ODA

Risultati

  • Organizzazione centralizzata multiazienda
  • Eliminazione documenti cartacei processo paperless
  • Consultazione più dinamica e veloce della documentazione
  • Ottimizzazione processi approvativi interni con inserimento firma automatica.
  • Ottimizzazione controllo tempi di lavorazione

Partner: MASTER COPY

Mastercopy

Mastercopy Group è un’impresa con sede a Roma specializzata nella fornitura di macchinari e soluzioni per l’ufficio, che dal 1994 assiste più di 2.500 clienti in tutta Italia tra professionisti e aziende. Vendiamo e noleggiamo sistemi multifunzione avanzati per la stampa, la copia e la scansione; monitor interattivi; proiettori e sistemi di videoconferenza.
Realizziamo consulenze IT su misura e forniamo reti, PC e Server.  Forniamo inoltre soluzioni per l’arredo moderne, funzionali e a norma di legge. Instauriamo con i nostri clienti rapporti di profonda intesa professionale e fiducia, che diventano vere e proprie partnership per crescere insieme. Grazie a un’assistenza specializzata, massima affidabilità e professionalità, ci poniamo come unico interlocutore di tutte le necessità (prodotti e servizi) che agevolano il lavoro in ufficio, per soddisfare ogni esigenza del cliente.

Ci rivolgiamo infine al mercato in qualità di Business Partner AbleTech con l’obiettivo di implementare soluzioni strategiche e certificate nell'ambito della Gestione Documentale e dei Processi Aziendali.
L’offerta modulare, definita con il cliente sulla base di fasi di Progetto specifiche quali Analisi, Progettazione, Implementazione, Formazione, Test e Collaudo e una presenza continua di Post Vendita, ci consente di valorizzare al meglio gli Asset Aziendali dei nostri Clienti con un affiancamento propedeutico al raggiungimento di obbiettivi sempre più significativi.

Mastercopy