Gestione della documentazione relativa a attrezzature, impianti e manutenzioni periodiche

Il progetto nasce dalla necessità di unificare e semplificare l’accesso alla documentazione legata ad impianti (sia di lavorazione che di produzione energia) e alle attrezzature, utilizzate sia all’interno degli stabilimenti di produzione che nei cantieri in Italia o all’estero.

DOCUMENTAZIONE TECNICA – MANUALISTICA

RAPPORTI DI INTERVENTO – RAPPORTI DI COLLAUDO

CORRISPONDENZA

DOCUMENTAZIONE QUALITA’ (ES: TARATURE)

Tra gli obiettivi del progetto, anche quello di utilizzare il sistema documentale per creare un sistema informatico dedicato, efficace ma di semplice utilizzo ed accessibile da pc, smartphone e tablet, attraverso il quale:

• grazie a maschere di inserimento dati, sia possibile pianificare e gestire lo stato attuale della manutenzione di ciascun asset, definire uno scadenziario per le manutenzioni future.
• attraverso appositi workflow, tracciarne le variazioni di ubicazione, l’impiego attuale, le figure interne referenti, le verifiche sugli interventi di manutenzione effettivamente realizzate (aggiornando la relativa documentazione nel sistema).

• L’elenco delle anagrafiche degli impianti e delle attrezzature, che risiedeva in un db access realizzato internamente dal cliente, è stato trasferito automaticamente in ARXivar, creando per ogni asset una scheda anagrafica in ARXivar e un relativo fascicolo elettronico, che è diventato la destinazione di tutta la documentazione relativa ogni specifico asset. Le anagrafiche relative ai produttori degli asset e/o dei manutentori, sono state invece importate e sincronizzate automaticamente dal sistema ERP in quanto già anagrafiche fornitori.
• Il recupero della documentazione, risiedente in cartelle di rete o in cartelle nei pc degli utenti dell’uff. Qualità e di quelli dell’uff. manutenzioni, sono state rapidamente importate in ARXivar attraverso l’uso di cartelle monitorate. L’organizzazione delle importazioni è stata condotta “per lotti di documenti”, così da ottimizzare sia la durata della fase di acquisizione che quella di successiva indicizzazione mediante “TAG”.
• Per semplificare l’indicizzazione e la classificazione della documentazione importata, si è ricorso alla creazione di “TAG”, che sono stati progressivamente attribuiti a più documenti contemporaneamente, al termine di ogni lotto di documentazione importata.
• L’attribuzione “semplice” della ubicazione delle attrezzature, viene fatta ad inizio commessa, dai responsabili, compilando in ARXivar una apposita richiesta di attribuzione, che viene immediatamente gestita tramite un apposito workflow. Ciascuna richiesta è possibile solo per le attrezzature che risultano disponibili al momento della richiesta.
• Le richieste di spostamento delle attrezzature, da una ubicazione che già ne sta facendo uso, ad un’altra, sono invece possibili previa creazione di una richiesta differente, che prevede però uno step approvativo da parte del responsabile di commessa a cui in quel momento risulta assegnata l’attrezzatura.
• Gli interventi di manutenzione ordinaria e periodica sono gestiti in ARXivar attraverso una specifica interfaccia, nella quale è possibile indicare:
  • Data ultima manutenzione
  • Periodicità (es: ogni 6 mesi, ogni anno ecc)
  • Data di promemoria – nella quale ricevere il task e una mail di reminder della imminente necessità di effettuare la manutenzione periodica sull’asset.
• Gli interventi di manutenzione straordinaria delle attrezzature (ad esempio, legate ad un guasto dell’attrezzatura durante il suo uso nel cantiere relativo alla commessa) vengono comunicate all’interno di ARXivar, segnalando all’amministrazione:
• Informazioni anagrafiche del manutentore che in loco ha effettuato l’intervento di riparazione;
• Documentazione da ricevere o già ricevuta (rapportino di intervento o fatture proforma) con dettaglio della spesa sostenuta

Oltre a questo, nella form il responsabile può anche indicare:

• • Se l’intervento straordinario debba aggiornare la relativa scadenza nella manutenzione ordinaria
  • Una data di feedback, da impostare qualche giorno dopo l’intervento fatto, che invii nuovamente al responsabile un task nella quale indicare il feedback positivo o negativo circa l’intervento fatto sull’attrezzatura, a distanza di qualche giorno dall’intervento stesso. Il feedback viene comunicato ai responsabili degli uffici: acquisti, amministrazione, controllo di gestione e qualità.

Punto di accesso univoco sulla documentazione di impianti e attrezzature.

Particolarmente importante l’accessibilità anche da remoto, attraverso smartphone o tablet da cantieri ubicati in zone non raggiungibili da connessioni di rete stabili.

Tracciabilità e log informativi

All’interno di ciascun fascicolo, relativo a un impianto o una attrezzatura, è ora possibile recuperare traccia dello stato aggiornato dell’asset,

Rapida creazione e condivisione interna delle informazioni di sintesi

Anche senza l’impiego delle funzionalità di reportistica e dashboard, l’impiego di ARXivar per la gestione di queste tipologie di documentazione ha permesso, nativamente, di semplificare alcune operazioni sui documenti stessi, quali:

• Export in file zip dei documenti relativi a interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria effettuati su uno specifico asset.
• Export in file excel dell’elenco anagrafiche attrezzature per ubicazioni
• Export in file excel dell’elenco anagrafiche attrezzature prossime a manutenzione ordinaria