Soluzione realizzata da SMEUP

Settore: Multisettore

Funzione: Risorse umane

L’esigenza

La soluzione è nata dall'esigenza dell'ufficio HR di poter riunire in un unico strumento tutta la documentazione riguardante i propri dipendenti (sia già  in essere che nuove assunzioni), gestendo non solo i documenti ma anche le varie scadenze/rinnovi e la mancanza nuovi certificati essenziali previsti, creando fascicoli distinti e allo stesso tempo rendendo disponibile tale documentazione con la dovuta sicurezza e riservatezza.

Realizzazione

Tramite delle maschere personalizzate l'ufficio HR inserisce in ARXivar la documentazione relativa ai dipendenti; a ogni nuovo inserimento parte un processo che gestisce i permessi di lettura di tali documenti in base all'utente indicato, smistando poi nel fascicolo giusto.

Nel caso di nuove assunzioni si avvia un secondo processo che aiuta l'HR nel completamento della documentazione prevista necessaria.

In questo modo ogni dipendente collegandosi al portale ha sempre a disposizione la propria documentazione con le varie revisioni.

Risultati ottenuti

Il prodotto, tramite il nuovo portale web, permette di collegarsi da qualsiasi dispositivo con le proprie credenziali personali e di poter accedere in qualsiasi momento solo e soltanto al proprio fascicolo di documentazione (CV, lettera assunzione, contratto, CU, LUL, corso antincendio, ect.)

L'uso della piattaforma, ampiamente apprezzata dal personale, permette di visionare o scaricare i propri documenti ovunque ci si trovi, senza doversi recare ogni volta presso l'ufficio HR. Parallelamente, ha apportato evidenti benefici allo stesso ufficio risorse umane che, in questo modo, ha quasi azzerato i tempi di consegna delle diverse documentazioni, mantenendo sempre monitorate le scadenze e pianificando per tempo le varie attività  di rinnovo.

Il sistema in uso già  da due anni ha permesso di:

  • Eliminare la carta.
  • Ordinare la documentazione sotto un unico strumento migliorando la ricerca e il reperimento delle informazioni (sia per l'hr sia per il dipendente).
  • Rispondere correttamente alle regole del GDPR e fornire uno strumento semplice da usare per tutti.

Il passo successivo è riuscire a gestire tramite processo anche le trasferte e le note spese.

SMEUP

Gruppo Sme.UP è il partner IT che aiuta le aziende a sviluppare il loro Business attraverso soluzioni Software e Hardware specifiche, adatte a costruire sistemi informativi integrati e flessibili, che permettono ai clienti di concentrarsi sulla crescita della propria impresa. Grazie alle competenze dei nostri Specialist, siamo in grado di offrire soluzioni affidabili, sicure e di continuità  operativa, adattabili a qualsiasi settore industriale e per specifiche aree di business, spaziando dai software gestionali, passando per Infrastruttura, Cloud e Security, fino all'Industrial IoT. La Vision del Gruppo Sme.UP si basa sulla centralità  dei contenuti e sulle competenze e non esclusivamente sui prodotti che rappresentano gli strumenti per raggiungere gli scopi prefissati. Tratto distintivo del Gruppo è rappresentato da Sme.UP LAB, il Laboratorio di sviluppo, composto da più di 40 persone che, con entusiasmo e dedizione, sviluppano ogni giorno le Soluzioni Software.

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