Soluzione realizzata da Pellegrini SPA
Settore: Multisettore
Funzione: Logistica
Esigenza
Il cliente, produttore di materiale sanitario per le strutture ospedaliere, su committenza delle Aziende Sanitarie regionali, aveva la necessità di ottimizzare la gestione del flusso dei D.D.T. di consegna della merce.
Questa veniva recapitata alle utenze finali da trasportatori terzi; erano questi ultimi, quindi, a stampare i documenti di trasporto, a farli firmare ai destinatari, restituendone infine copia all’azienda produttrice. Si parla di grandi volumi (ca. 700.000 ddt annui), legati a documenti di rilevante importanza, che dovevano essere inoltrati, a conclusione del flusso, all’ASL committente, quali certificazioni dell’avvenuta consegna dei prodotti.
L’inoltro avveniva previa scansione di tutti i documenti di trasporto pervenuti, e successivo invio tramite email: evidente quindi l’enorme dispendio di tempo e di risorse per poter gestire la situazione. A completamento, va segnalato che tutte le bolle venivano stampate con stampante ad aghi.
La richiesta ha riguardato perciò l’ottimizzazione di tutto il processo, mirando al massimo risparmio di tempo, tramite la gestione digitale dei documenti e l’automatizzazione di tutti i passaggi di informazioni.
Realizzazione
Tutti i trasportatori sono stati forniti di stampanti multifunzione, in grado di poter produrre una stampa cartacea “laser” (e non più in formato “ad aghi”) dei documenti; questo chiaramente per poter, una volta fatte firmare le bolle ai destinatari, scansionare i D.D.T. con la stessa periferica, producendo tra l’altro un codice a barre che riportasse il n. di documento.
Sia la fase di generazione del documento che la fase di distribuzione verso i vari trasportatori, nonché la fase di acquisizione a mezzo “barcode“ è ovviamente gestita da ARXivar; i documenti, così inseriti ed indicizzati, vengono infine messi a disposizione delle ASL committenti attraverso un portale creato ad hoc, in modo tale che queste potessero facilmente verificare la congruenza dei documenti e procedere quindi velocemente a saldare le competenze all’azienda produttrice.
Risultati
I vantaggi di questa operazione sono stati fin da subito evidentissimi:
· Risparmio di tempo: l’attività manuale di scansione di bolle a carta chimica ad opera di personale interno ed invio dei documenti è stata completamente eliminata, liberando le risorse da un’incombenza gravosa e costante
· Reperibilità dei documenti: tutti i D.D.T. sono facilmente reperibili in ARXivar, consentendo, se del caso, un’immediata fruizione dei dati in essi contenuti
· Immagine verso l’esterno: la gestione di un portale web (possibile grazie ad ARXivar) verso le imprese committenti fornisce un’immagine di efficienza e di una realtà innovativa
· Velocità di gestione dell’intero processo: tutte le fasi del flusso beneficiano della nuova configurazione, rendendone la realizzazione estremamente rapida ed efficace
Pellegrini SPA
Pellegrini SPA offre soluzioni e prodotti per gestire e migliorare i processi di stampa e i flussi documentali.
Il nostro obiettivo è creare soluzioni personalizzate che innovino la relazione tra persone, macchine e flusso di stampa.
Vogliamo aiutare le aziende a sviluppare il proprio potenziale, grazie a sistemi che gestiscono il parco macchine e il flusso documentale, automatizzano i processi, tengono sotto controllo i costi e aumentano la produttività.
Scegliere Pellegrini significa scegliere una realtà solida che, da oltre 90 anni, continua a crescere sul territorio.
Diamo voce alla nostra passione per il mondo dell’ufficio unendo l’innovazione tecnologica a un alto livello di competenza e valorizzando l’organizzazione di risorse umane e materiali.
