Soluzione realizzata da https://www.chcbs.ch
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza:
Contratti di manutenzione dei condomini e delle linee vita gestiti attraverso procedura digitale: è stata questa l’esigenza dalla quale è nato il progetto.
Nel mondo dei contratti di manutenzione con interventi regolari è, infatti, essenziale l’adozione di un sistema che sia in grado di gestire in modo completo la procedura di apertura del contratto, la gestione documentale aggiuntiva e la schedulazione delle manutenzioni. A ciò, si aggiunge, che siccome i contratti hanno periodi di validità differenti, è necessario monitorare scadenze e possibili rinnovi.
Realizzazione:
Alla necessità riscontrata dall’azienda di gestire digitalmente i contratti di manutenzione ordinaria, si è risposto con l’utilizzo della soluzione di gestione documentale ARXivar e il workflow è stato strutturato secondo i seguenti step:
- A fronte di una richiesta di apertura contratto manutenzione via e-mail (monitorata da ARXivar) viene creato un modello dove è possibile inserire i dati del cliente e la tipologia di soluzione proposta
- Vengono creati i documenti aggiuntivi in base alla tipologia del contratto (es. manutenzione annuale, pacchetti 5/10 anni)
- Una volta confermata la richiesta è possibile mandare avanti il task per programmare l’apertura del contratto (es. installazione impianto)
- Ad installazione eseguita, il sistema chiede di effettuare la schedulazione per il periodo successivo di manutenzione e inserisce il contratto nell’apposito stato: «in gestione»
- Due mesi prima della data di manutenzione, all’operatore viene chiesto di creare un intervento di manutenzione e programmarlo per una specifica giornata
- Una volta eseguito l’intervento il sistema chiede di schedulare il prossimo e calcola automaticamente se è necessario o meno rinnovare il contratto perché raggiunto l’anno di scadenza
Risultati:
I benefici riscontrati con la gestione digitale dei contratti manutenzione sono i seguenti:
- Riduzione sensibile dei documenti cartacei (contratti, documenti aggiuntivi, interventi)
- Aumento della precisione nella programmazione delle manutenzioni
- Rimozione del lavoro di monitoraggio scadenze contratti
- Standardizzazione documentazione
- Facilità nell’ ottenimento di dati di sintesi
