Soluzione realizzata da https://www.chcbs.ch

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza:

Nel mondo dei contratti di manutenzione con interventi regolari, infatti, è essenziale l’adozione di un sistema che sia in grado di gestire in modo completo la procedura di apertura del contratto, la gestione documentale aggiuntiva e la schedulazione delle manutenzioni. A ciò, si aggiunge, che siccome i contratti hanno periodi di validità differenti, è necessario monitorare scadenze e possibili rinnovi.

Realizzazione:

Alla necessità riscontrata dall’azienda, si è risposto con l’utilizzo della soluzione di gestione documentale ARXivar e il workflow è stato strutturato secondo i seguenti step:

  1. A fronte di una richiesta di apertura contratto via e-mail (monitorata da ARXivar) viene creato un modello dove è possibile inserire i dati del cliente e la tipologia di soluzione proposta
  2. Vengono creati i documenti aggiuntivi in base alla tipologia del contratto (es. manutenzione annuale, pacchetti 5/10 anni)
  3. Una volta confermata la richiesta è possibile mandare avanti il task per programmare l’apertura del contratto (es. installazione impianto)
  4. A installazione eseguita il sistema chiede di effettuare la schedulazione per il periodo successivo di manutenzione e inserisce il contratto nell’apposito stato «IN GESTIONE»
  5. Due mesi prima della data di manutenzione, all’operatore viene chiesto di creare un intervento di manutenzione e programmarlo per una specifica giornata
  6. Una volta eseguito l’intervento il sistema chiede di schedulare il prossimo e calcola automaticamente se è necessario o meno rinnovare il contratto perché raggiunto l’anno di scadenza

Risultati:

I benefici riscontrati sono i seguenti:

  • Riduzione sensibile dei documenti cartacei (contratti, documenti aggiuntivi, interventi)
  • Aumento della precisione nella programmazione delle manutenzioni
  • Rimozione del lavoro di monitoraggio scadenze contratti
  • Standardizzazione documentazione
  • Facilità nell’ ottenimento di dati di sintesi

Partner: CHC

https://www.chcbs.ch

CHC Business Solutions SA è azienda Partner Able Tech dal 2017 e si occupa dal 2002 di gestione e produzione documentale.

https://www.chcbs.ch