Soluzione realizzata da ATF

Settore: Multisettore

Funzione: Progettazione

Esigenza:

In una realtà in cui si gestiscono progetti verso clienti si ha la necessità di tracciare il processo dalla fase di prevendita alla fase di completamento.  L’esigenza è stata quella di proporre uno standard di organizzazione dei documenti, una gestione dello stato di avanzamento con l’integrazione dei rapportini di intervento ed infine una gestione di comunicazione efficace nell’avanzamento e nella chiusura dei progetti.

Realizzazione:

Implementazione GED:

La creazione di un progetto avviene tramite una maschera in cui si inseriscono le informazioni principali del possibile progetto. Il sistema assegna un codice univoco al progetto. Tramite workflow viene coinvolto il reparto tecnico per completare la fase di preparazione tecnica in cui vengono generati documenti di analisi dei requisiti, analisi tecnica, piano di progetto e stima economica.
Nella fase successiva viene coinvolto l’agente commerciale che definisce l’offerta dal punto di vista contrattuale per poi inviarla al cliente.
Successivamente il processo si pone in attesa di ordine.
Nel caso in cui dall’invio dell’offerta passassero più di 30 giorni senza ricevere comunicazioni sostanziali, viene inviato un alert al relativo agente di vendita.
Nel caso in cui venga ricevuto l’ordine, il relativo workflow di gestione fa avanzare alla fase successiva, della  gestione del progetto.
Quando viene completata una fase che può essere fatturata viene tracciato l’evento e di conseguenza viene inviata un’email a chi deve gestire la fatturazione.
Una procedura batch garantisce l’esportazione dei dettagli dei rapportini in fogli di progetto (sheet in Google Workplace ) dal quale si può condividere con il cliente lo stato di avanzamento del progetto stesso.

Integrazioni:

Il nuovo progetto viene creato anche nel gestionale con i metadati più rilevanti. Eventuali modifiche dei metadati vengono aggiornate quotidianamente. Alla ricezione dell’ordine di vendita e successiva gestione, viene garantita la riconciliazione tra ordine di vendita, progetto (offerta) e relativo avanzamento di stato. Rapportini inseriti nel gestionale vengono importati e relazionati al progetto. Esportazione dei dettagli dei rapportini in sheet in Google Workplace.

Risultati:

  • Standardizzazione della gestione dei progetti
  • Gestione dei tempi
  • Monitoraggio stato di avanzamento
  • Condivisione avanzamento con il cliente
  • Analisi statistiche
  • Comunicazione efficace con agenti di vendita ed amministrazione

Partner: ATF

ATF

Dal 1989 siamo partner tecnologico delle aziende.

Il nostro know how, nonché le nostre soluzioni IT, printing e di gestione documentale, fortemente rivolta all’ottimizzazione dei processi produttivi, fanno sì che ci scelgano aziende delle varie tipologie di business, dislocate su tutto il territorio nazionale e worldwide.

Precursori, da sempre, della digital transformation, siamo il partner ideale per lo sviluppo e la gestione degli spazi digitali; aiutiamo le aziende a mettere in ordine e governare in modo semplice le informazioni ed i documenti per la gestione efficace degli stessi.

L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti ci è valso il riconoscimento di Gold Partner Arxivar.

Annoveriamo tra i nostri clienti aziende Italiane leader dei settori retail, hospitality ecc… che operano a livello internazionale.

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