Gestione digitale fornitore con Vendor Onboarding | ARXivar

La gestione digitale dei rapporti con i fornitori, nelle aziende, oggi, è diventata una priorità. Medie e grandi imprese, hanno, infatti, la necessità di costruire relazioni solide con l’ecosistema dei propri fornitori e di mantenerle costruttive nel tempo.

In particolare, l’approccio a valutazioni di tipo ESG (Environmental, Social, corporate Governance) pone l’accento sugli impatti dell’intera filiera di approvvigionamento come metro di misura dell’impegno alla sostenibilità per ottenere un ottimo rating e una gestione digitale delle informazioni facilita e velocizza tale processo.

È necessario raccogliere quindi quante più informazioni possibili dai fornitori per averne una carta di identità fedele. Ma raccogliere aggiornate e minuziose informazioni costa molto, in termini di lavoro e strumenti di gestione.

MCG ha realizzato l’applicazione Vendor Onboarding basata su ARXivar Next e ARXivar Ready! per aiutare le aziende a costruire partnership di successo con i fornitori attraverso la gestione digitale e supportare l’ufficio acquisti nella vendor selection.

Per risponde alla necessità emersa da parte di numerose aziende, è stata quindi studiata una soluzione con ARXivar per la gestione digitale delle informazioni dei fornitori e il processo realizzato prevede le seguenti fasi:

1. Il candidato fornitore viene invitato, tramite una e-mail spedita da ARXivar a registrarsi al portale di Vendor Onboarding, che è una particolare verticalizzazione dell’interfaccia di ARXivar Next web portal.
2. Una volta registrato viene invitato ad accettare le condizioni di fornitura e i codici di condotta o altri documenti che è necessario confermare, e successivamente può entrare nell’area anagrafica.
3. Qui può inserire una serie di dati già predisposti in applicazione come: sede legale e sedi operative e secondarie, contatti del proprio personale autorizzato a interloquire con il cliente, codici ATECO e dati fiscali e per fatturazione, banche di appoggio, certificazioni e qualifiche con relativo upload file e data di scadenza/rinnovo, listini, questionari personalizzati, audit e contratti in essere.

Ogni inserimento dati, per una gestione digitale del rapporto, può essere modificato successivamente e viene sottoposto, tramite workflow, ad una validazione da parte dell’ufficio acquisti. I documenti con errori o mancanze vengono recapitati al fornitore in un’area denominata “miei documenti da correggere” del portale.

L’applicazione, attraverso una notifica, informa l’ufficio acquisti e il fornitore quando ci sono documenti, prossimi alla scadenza, che devono essere rinnovati.

Per i nuovi fornitori è possibile richiedere l’estrazione dati su XML per una procedura di caricamento dati automatizzata in software di terze parti (ERP, CRM) in uso dal cliente.

Attraverso la gestione digitale delle informazioni, si è ridotto drasticamente l’impegno di tempo che, precedentemente, veniva speso dall’ufficio acquisti nella codifica dei fornitori.

Grazie ai numerosi dati raccolti, l’ufficio, adesso, ha più tempo per gestire la qualità nei rapporti con i vendor e una selezione critica e consapevole dei rapporti di fornitura più strategici.

L’applicazione è, inoltre, integrata con il modulo eSigN di ARXivar che permette di sottoporre contratti e documenti da firmare in modalità completamente digitale, basta indicare il flag “abilitato alla firma elettronica” nei contatti inseriti dal fornitore.