Gestione digitale test drive: processi facili e veloci

Immagina di gestire i test drive nella tua concessionaria con procedure veloci e senza carta. Ti stai chiedendo se sia possibile? La risposta è “si”, abbattendo costi e riducendo fino a 50% il tempo impiegato nel processo.

La gestione di un parco auto aziendale richiede energie e notevole precisione. In concessionaria, quando il cliente desidera acquistare un’auto, è possibile fare il test drive e cioè una prova gratuita di alcune vetture per poi procedere con l’acquisto. Il test drive dura poco tempo e di breve durata dovrebbero essere anche i processi organizzativi che lo caratterizzano.

Generalmente, però, così non è e per tale motivo è nata l’esigenza da parte di numerose concessionarie di gestire tale procedura in modo più veloce e agile, evitando passaggi superflui e attese inutili per il cliente.

Tutti i concessionari, proponendo il test drive prima dell’acquisto, hanno, dunque, la necessità di snellire questo processo sia riducendone le tempistiche sia azzerando lo scambio di documenti in formato cartaceo.

l software per la gestione documentale ARXivar genera i seguenti processi di approvazione in caso di richiesta di test drive:

1. La richiesta di test drive del cliente viene inserita dall’operatore della concessionaria in ARXivar dove è possibile verificare quali sono le auto disponibili.
2. Inserita la richiesta di test drive insieme con quella di utilizzo dell’auto selezionata, si innesca un processo che genera una notifica diretta al dipendente della concessionaria che cura i rapporti con il cliente.
3. Il dipendente, dopo un’analisi, può approvare o rifiutare la richiesta. In questo secondo caso inserisce nelle note le motivazioni del rifiuto e il processo riparte dallo step iniziale: deve, dunque, essere inserita una nuova richiesta con un’auto differente o con cambio data per il test drive.
4. Il cliente deve firmare il contratto di test drive attraverso la tavoletta WACOM, cioè uno particolare dispositivo grafometrico che consente di firmare documenti e completare moduli direttamente in formato digitale, e riceve una copia tramite e-mail.
5. La versione firmata del documento viene archiviata nel software documentale, all’interno della pratica personale del cliente e nel caso in cui, l’acquirente volesse fare un test drive con un altro modello di auto, vengono generati tanti documenti quante sono le auto da provare, visualizzando su ognuno di essi anche le intestazioni e i loghi specifici dell’auto.
6. Non appena viene riconsegnato il veicolo, il dipendente della concessionaria riceve una notifica con la richiesta di gestire la documentazione per la chiusura del contratto. Anche in questo caso le firme vengono gestite tramite tavoletta WACOM.
7. La nuova versione del documento viene archiviata e così, all’interno della pratica del cliente, risultano presenti tutte e tre le versioni del contratto: la prima visibile e mostrata di default è quella con le firme per la chiusura del contratto, la seconda con le firme per la richiesta di prova della vettura e la terza senza firme. Tutte le versioni del documento sono consultabili nello stesso profilo documentale, ottimizzando quindi gli spazi di archiviazione.

Il risparmio di tempo è assicurato poiché la presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza e la velocità del dipendente nella gestione delle pratiche. Questo implica, anche, la consegna in tempi molto rapidi delle auto ed un controllo accurato sullo stato di ciascuna pratica e sulle auto disponibili per il test drive.